Het Lokaal Bestuur Wommelgem wroet zich een weg om op een juiste manier om te gaan met participatie in allerlei vormen, in grote en kleine projecten. MONDEA gaf de medewerkers een opleiding om die zoektocht alvast wat gemakkelijker te maken. Toch is het voor elke organisatie steeds een avontuur waarbij onderweg vele lessen geleerd worden. Marijke Deroover en Hannelore Vleugels geven een inzicht in hun ervaringen als algemeen directeur en als coördinator Zorgzame Buurten.

Marijke: “Wommelgem is op zich een kleine gemeente met zo’n 13.000 inwoners. Van vroeger een klassieke organisatie evolueren we nu naar een andere organisatiemanagement met een cultuuromslag. Ook op vlak van hoe we projecten aanpakken. We komen van ‘we moeten de burger informeren’ naar ‘we moeten de burger horen’.”

“Het zien van de burger als partner is iets waar we als administratie én bestuur nog niet helemaal zijn, maar de beweging is er wel. We zitten nu ergens tussen het horen van de burger en hen als partner zien. Het is nog een fase van trial and error en de visie binnen de administratie gaat nog op en af. Participatie is zeker niet evident en we zitten dus nog in een beginfase.”

Het verschil in visies

Is het verschil in visies afhankelijk van het project of eerder over de rol van bepaalde mensen zoals politiek vs administratie?

Marijke: “Beide. Ik denk dat je een aantal heel sterke believers hebt, zoals Hannelore. Zij is iemand die hier baanbrekend in is en er haar persoonlijke strijd van maakt binnen de organisatie. Zulke mensen heb je nodig en dat botst daarom ook af en toe. Ook binnen het managementteam hebben we mensen met een verschillende visie. Ik denk dat we in het verleden participatie al foutief hebben ingezet waar we dan het deksel op de neus hebben gekregen, door zulke ervaringen word je ook wel voorzichtiger.”

Kan je hier wat meer in detail gaan?

Marijke: “Neem nu bijvoorbeeld de herinrichting van een straat, dat lijkt een eenvoudig project. We zijn daar heel naïef ingestapt. We wilden luisteren naar ideeën, maar dan kregen we toch plots input over de rijrichting en andere zaken. De vraag was duidelijk niet goed afgelijnd. We hebben daarop dat project deels even on hold gezet en een extern bureau ingeschakeld. Participatie is een containerbegrip en je moet dat meer aflijnen. Wij gebruikten soms het woord participatie als we mensen willen informeren…”

Informeren als eerste stap

Informeren is natuurlijk wel de eerste en belangrijkste stap in een participatietraject.

Hannelore: “Je moet het traject durven benoemen naar de burger toe. Dit gaan we doen en dit zijn de krijtlijnen, hierover gaan we het hebben. Je hebt enerzijds de vorm die belangrijk is. Maar het is ook je vraags- of gespreksvorm die belangrijk is. Als iemand wat negatiever is kan je zeggen ‘oei, je vindt dat precies lastig, vertel eens waarom’. Dat is heel iets anders dan in de verdediging schieten. Ik had zo’n persoon op één van mijn gesprekken en die was op het einde helemaal gekeerd.”

Grotere druk aan participatie

Voelen jullie vanuit de burger een grotere druk om aan participatie te doen dan vroeger?

Marijke: Nee, niet per se. We kennen twee type mensen: enerzijds mensen die heel erg betrokken zijn, die je overal tegenkomt en wiens mening je al kan voorspellen. Anderzijds de harde roepers die enkel en alleen kritiek hebben. Maar dat is slechts 2% van de bevolking, een kleine minderheid die je soms wel weerhoudt van aan participatie te doen. Wanneer Hannelore haar bevraging ging doen heeft ze die 2% procent minder gehoord.”

Hannelore: “Ik heb ze wel gehoord, maar die zijn gedraaid tijdens het gesprek. Eigenlijk heb je een soort bemiddelaar nodig. Want het zijn twee mensen die zich heel persoonlijk aangesproken voelen, het is MIJN straat en het is MIJN project.”

Opleiding van MONDEA

De opleiding die jullie vanuit MONDEA kregen, is gegeven aan ambtenaren die op één of andere manier met participatie te maken hebben.

Marijke: “Klopt. Er zijn een 15-tal mensen die op hun manier wel op één of andere manier met participatie bezig zijn. Dat zijn er niet zo veel. We hebben natuurlijk ook adviesraden, dat is ook een vorm van participatie. Je hebt ook wel wat vaardigheden nodig om dat goed te kunnen. En je hebt tijd nodig. Het is bovendien niet zo dat een goede projectcoördinator ook een goede facilitator is voor participatie. Je moet dus mensen in huis hebben, iemand opleiden met de juiste vaardigheden of iemand inhuren en dat kost middelen…”

Hannelore: “Ik denk bovendien dat participatie niet enkel projectmatig hoeft te zijn. Het is vaak een kwestie van je mensen kennen en na verloop van tijd te weten ‘Ahja, voor dat moeten we zeker die gehoord hebben’. Dat is iets dat je gaandeweg leert kennen. Zo kan je gerichte zaken lanceren.”

“Je hebt binnen je organisatie een aantal sleutelfiguren. Je hebt ook specifieke doelgroepen waar het moeilijker ligt, daar moet je ook ergens je voelsprieten hebben zodat je weet waar je moet zijn om die mensen te horen. Dat kan je enkel ontdekken als je ergens lang op werkt. Een externe kan dat nooit evenaren, die diepgang.”

Tips

Hebben jullie tips voor andere lokale besturen om met participatie aan de slag te gaan?

Marijke: “Een goede die we in de MONDEA-opleiding gezien hebben, is dat je goed moet nadenken over welk deel van je project je juist wil participeren. Wat is het onderwerp. Onder welke vorm, maar ook over wat. Want het hoeft niet over heel het traject te gaan, het kan ook over een deelfacet gaan. Denk goed na over waar er ruimte is voor inspraak.”

Hannelore: “De volgende stap is dat als je dat voor jezelf helder hebt, dat je het ook zeker goed moet benoemen naar je deelnemers. Participatie is een soort partnerschap, zowel jij als de bewoner willen iets goed voor de gemeente. Jij vanuit lokaal bestuur, de andere als inwoner van die plek. Zet dan de krijtlijnen uit wat wel en niet kan. Als mensen dan opmerkingen geven die buiten dat kader vallen, dan kan je dat even parkeren.”

Marijke: “Een goede moderator is een verbindend persoon die kan luisteren, die empathisch is. Dat kunnen kwaliteiten zijn van een projectcoördinator maar dat hoeft niet noodzakelijk zo te zijn. Bovendien is een projectcoördinator betrokken partij. Als je die rollen gescheiden kunt houden, denk ik dat dat veel beter is.”

Straks starten jullie met de opmaak van het meerjarenplan. Het is verplicht om daar participatie in mee te nemen, in welke vorm dan ook, maar wat zijn daar jullie plannen juist?

Marijke: “Voor de inspiratienota gaan we op dit moment niet naar de bevolking. Eenmaal we het eenjarige meerjarenplan hebben, zouden we dit voor het volgende meerjarenplan dat met de nieuwe bestuursploeg wél graag willen doen. Naar de wijken te gaan en per wijk eens naar de noden te gaan luisteren. Dat is voor mij wel een droom. Zoiets moet je, volgens mij, nu niet meer voor het eerst doen tegen het einde van de legislatuur, zoiets moet je opstarten vanaf het eerste jaar van je legislatuur.”

Kan jij of je organisatie ook een participatie-opleiding gebruiken? Klaar om ondergedompeld te worden in de hoe en wat van participatie? Check onze gloednieuwe opleiding hier!