Een meerjarenplan opstellen vraagt visie, structuur en betrokkenheid in de hele organisatie. Ook interim-medewerkers zetten hun schouders onder dat proces. We gingen in gesprek met Mondeanen Cleo Swinnen en Dorien Pauwels. Zij ondersteunen als interim-stafmedewerkers lokale besturen Olen en Bornem bij de opmaak en opvolging van het meerjarenplan.
Wat was jullie opdracht in het begin?
Dorien: “Ik startte vlak na de verkiezingen in oktober 2024 als interim-deskundige organisatiebeheersing in Bornem. Eerst lag de focus op de opstart van de legislatuur, daarna kwam het meerjarenplan erbij begin 2025.
Intussen is de functie ingevuld door een nieuwe clustermanager. Omdat die nog weinig ervaring had binnen een lokaal bestuur, bleef ik betrokken bij het meerjarenplan. Zo bleef de continuïteit verzekerd en kreeg de nieuwe manager ruimte om zich in te werken.”
Cleo: “Lokaal bestuur Olen schakelde mij in januari 2026 in. Mijn focus lag eerst op continuïteit bewaken. Ik zorgde dat de rapportering over 2025 voor het meerjarenplan en organisatiebeheersing correct verderliep.
Daarnaast nam ik een rol op in het verhuisproject van het administratief centrum. Olen kiest daarbij bewust voor een participatief traject, met verschillende werkgroepen. Ik bewaak het overzicht, bundel de input van de werkgroepen en stem af met het managementteam.”
Cleo, welke rol neem jij vandaag concreet op in opvolging van het meerjarenplan?
Cleo: “Olen zet met het nieuwe meerjarenplan sterk in op projectmatig werken. Dat vraagt om de juiste kennis en vaardigheden binnen de organisatie. Daarom begeleid ik medewerkers bij het uitwerken van hun project- en metafiches aan de hand van opleidingsmomenten, intervisies en gerichte feedback. Daarnaast zorg ik ervoor dat het managementteam het meerjarenplan en de projecten zowel strategisch als inhoudelijk kan opvolgen.”
Wat is volgens jullie de grootste meerwaarde van een stafdienst in het meerjarenplanningsproces?
Dorien: “Een stafdienst bewaakt het overzicht over de volledige organisatie. Je volgt projecten centraal op en ziet waar knelpunten ontstaan of waar diensten overbevraagd zijn. Daardoor kan je prioriteiten verschuiven.
Daarnaast bewaak je als stafdienst ook de inhoudelijke koers. Je detecteert waar bijsturing nodig is, waar kansen liggen en welke prioriteiten veranderen. Die strategische rol vult de financiële opvolging goed aan, die vaak bij de financiële dienst ligt.”
Waarom is het waardevol om als interim van binnenuit mee te werken?
Dorien: “Als externe procesbegeleider van het meerjarenplan, hangt veel af van de input die je krijgt van de contactpersoon. Als interim daarentegen maak je echt deel uit van de organisatie en creëer je makkelijker vertrouwen met het managementteam, het bestuur en de medewerkers. Je voelt ook beter aan wat wel of niet werkt. Als interim kan je dan sneller schakelen en extra ondersteunen waar nodig. Zo kan je het meerjarenplan continu bijsturen en sterker verankeren in de organisatie.”
Cleo: “Je leert de organisatie inderdaad veel beter kennen door aanwezig te zijn op de werkvloer. Je krijgt zicht op dynamieken en mogelijke risico’s en kan je ondersteuning daarop afstemmen. Die nabijheid creëert vertrouwen. Medewerkers delen sneller eerlijke feedback, wat de kwaliteit van het proces versterkt.”
Wanneer is de ondersteuning voor jullie echt geslaagd?
Dorien: “Wanneer het meerjarenplan een levend document blijft doorheen de hele legislatuur. Het is pas echt een succes wanneer een bestuur met beperkte middelen toch zijn ambities waarmaakt, dankzij een sterke projectmatige aanpak en doordachte keuzes.”
Cleo: “Ik ben het helemaal eens met Dorien: het meerjarenplan moet een werkinstrument worden. Wanneer medewerkers ook verbanden leggen tussen projecten en teams, doorbreken ze de verkokering en pakken ze vraagstukken integraal en multidisciplinair aan.”
Wat willen jullie nog meegeven aan lokale besturen?
Cleo: “Interim-ondersteuning brengt vaak bredere expertise binnen dan je zou verwachten. Het zorgt voor nieuwe inzichten en beweging in de organisatie. Dat helpt om duurzame verbeteringen in gang te zetten.”
Dorien: “Een organisatiebrede opvolging van het meerjarenplan is essentieel als je je middelen doelgericht wil inzetten en doorheen de legislatuur inhoudelijk sterk wil bijsturen.
Zeker in kleinere lokale besturen ontbreekt vaak een volwaardige stafdienst. Die verantwoordelijkheid komt dan boven op een al druk takenpakket, vaak bij de algemeen directeur. Interim-ondersteuning kan dan echt het verschil maken. Ze zorgt ervoor dat het proces kwalitatief, gestructureerd en met voldoende aandacht voor de inhoud wordt opgevolgd.”
