Methode in de kijker: digitale scan voor omgevingsdiensten

Bij MONDEA versterken we onze analysetrajecten bij lokale besturen met nieuwe, onderbouwde methodieken. De digitale scan voor lokale omgevingsdiensten is zo’n nieuwe analysetool: ontwikkeld vanuit wetenschappelijk onderzoek en vertaald naar een praktisch inzetbare methode voor lokale besturen.

Hoe werkt de scan?

We zetten de scan in binnen analysetrajecten bij omgevingsdiensten en vertrekken vanuit één centrale vraag: hoe ervaren medewerkers hun dagelijkse werking? Via een gerichte bevraging verzamelen we inzichten die we bundelen in een overzichtelijk rapport per thema. Dat vormt de basis voor overleg met het lokaal bestuur en gerichte aanbevelingen. Waar relevant plaatsen we de resultaten ook in perspectief via benchmarking met andere gemeenten.

Wetenschap en praktijk als basis

Wat deze methode onderscheidt, is haar wetenschappelijke onderbouw. De scan is gebaseerd op drie wetenschappelijke onderzoeksrapporten met betrekking tot de werking van omgevingsdiensten:

• Ambtelijke capaciteit in lokale besturen, Steunpunt Bestuurlijke Vernieuwing, 2018
• Thema-audit omgevingsvergunning, Audit Vlaanderen, 2021
• ‘GOA: een knelpuntberoep?’, UGent – IDEA Consult – MONDEA i.o.v. Departement Omgeving, 2023

Vanuit deze onderzoeken bouwden we het kader op, dat recent verder verfijnd werd via een intern literatuuronderzoek.

7 thema’s, 23 parameters

Met de scan brengen we de werking van de omgevingsdienst in kaart over zeven thema’s heen. Die thema’s zijn verder vertaald naar 23 concrete parameters, zodat resultaten scherp en bespreekbaar worden.

• Visie: welke waarden, doelen en prioriteiten bepalen het beleid en de werking van de organisatie naar de toekomst toe.
• Organisatiestructuur: de formele opbouw van functies, rollen en verantwoordelijkheden, inclusief delegatie en hiërarchie, zodat taken duidelijk verdeeld zijn.
• Dagelijkse werking: de uitvoering van kernprocessen en activiteiten die nodig zijn om de dienstverlening en beleidsdoelen continu te realiseren.
• Samenwerking en communicatie: De manier waarop interne teams en externe partners informatie uitwisselen en samenwerken om efficiënt en transparant te werken.
• Ondersteuning: De facilitaire, administratieve en technologische middelen die de organisatie nodig heeft om haar werking te ondersteunen (bv. ICT, gebouwen, materiaal).
• Personeelsbeleid: Het geheel van maatregelen rond werving, ontwikkeling, evaluatie en welzijn van medewerkers, afgestemd op de organisatiedoelstellingen.
• Opvolging: Het monitoren en rapporteren van prestaties, risico’s en voortgang, zodat tijdig kan worden bijgestuurd en verantwoording kan worden afgelegd.

Dat vormt de basis voor overleg met het lokaal bestuur en voor gerichte aanbevelingen. Waar relevant plaatsen we de resultaten ook in perspectief via benchmarking met andere gemeenten.