Hoe zorg je ervoor dat je visie ook echt werkt op de vloer? Zorg Tielt, met een woonzorgcentrum, assistentie- en seniorenwoningen, een dagverzorgingscentrum, dienstencentra en thuiszorgdiensten, merkte dat een sterke visie alleen niet volstaat. Samen met Mondeanen Liza Musch en Nils Bursens werkte de organisatie aan de optimalisatie van het personeels- en uurroosterbeleid en de verdere uitbouw van de zorgorganisatie. Het resultaat? Een duidelijke structuur, meer flexibiliteit en een sterke basis om op verder te bouwen.
“We wilden onze visie ook echt laten werken op de vloer”
Hilde (algemeen directeur): “Wij vertrokken niet van nul. We hadden al een duidelijke visie en een sterke cultuur, gedragen door onze medewerkers. Toch voelden we dat die visie zich niet overal doorvertaalde naar de praktijk. Je wil sterker inzetten op samenwerking en inspraak, maar dan merk je dat je structuur en werking daar niet altijd op afgestemd zijn. We voelden de spanning tussen het verhaal op papier en de praktijk.
Dat bracht ons tot een concrete vraag: hoe organiseren we ons werk zodat medewerkers hun kerntaken opnemen en tegelijk interdisciplinair samenwerken met de bewoners?”
“We hadden nood aan iemand die structuur bracht”
Ellen (directeur woonzorgcentrum ‘Deken Darras’): “We hadden zelf al veel denkwerk gedaan en kozen er bewust voor om een externe partner in te schakelen. Zo’n traject vraagt tijd en focus. Die heb je intern niet altijd. We zochten iemand die structuur kon brengen en het proces kon bewaken. Bovendien zien externe partners andere dingen. Liza en Nils kijken anders naar onze organisatie dan wij.”
Liza: “We willen eerst begrijpen hoe de organisatie echt werkt. Naast deskresearch duiken we ook echt in de praktijk. We liepen mee op de werkvloer, spraken met medewerkers en analyseerden bestaande processen. Zo zie je waar het vastloopt, maar ook waar veel potentieel zit.
In Zorg Tielt zat de grootste uitdaging in de manier waarop het werk georganiseerd was. Planning, informatie en verantwoordelijkheden zaten verspreid. Dat maakte samenwerken complexer dan nodig.”
Samen zoeken naar werkbare oplossingen
Nils: “Vanuit die inzichten bouwden we samen met Ellen en Hilde verder. Participatie speelde daarin een belangrijke rol. We hebben medewerkers actief betrokken via een klankbordgroep en werksessies per team. Zo kreeg elke discipline de kans om mee te denken.”
Ellen: “Daarbij stonden open gesprekken en herkenning op de werkvloer centraal. We waren bewust niet altijd aanwezig bij die gespreksmomenten. We wilden dat medewerkers zich vrij en eerlijk konden uitspreken.”
Liza: “Die openheid was een grote sterkte. We merkten dat medewerkers echt bereid zijn om mee te denken. Het toont dat er een sterke cultuur is en dat mensen betrokken zijn. Met hun input konden we oplossingen uitwerken die ook echt werken in de praktijk. Zonder die input mis je cruciale inzichten uit de organisatie.”
Van inzichten naar duidelijke keuzes
Hilde: “We hebben samen met Liza en Nils belangrijke knopen doorgehakt. Concreet wouden we onze zorgorganisatie en ons personeels- en uurroosterbeleid optimaliseren. We wilden onze interdisciplinaire woonzorgleefteams verder vormgeven, met de bewoner centraal. We keken naar wie wanneer rond de bewoner moet staan en hoe we dat beter konden organiseren.”
Nils: “Dat vertaalde zich in een centralere personeelsplanning, een bijgestuurd organogram, nieuwe functies en een heldere taakverdeling. Zo ontstaat er meer samenhang in planning, rollen en samenwerking tussen disciplines.”
“Draagvlak creëren blijft het moeilijkste”
Ellen: “Draagvlak ontstaat niet in één gesprek. Je moet blijven uitleggen waar je naartoe wil en waarom. Wat voor de ene medewerker werkt, werkt niet voor de andere. Dat maakte het soms moeilijk.”
Liza: “Dat is een zeer herkenbaar spanningsveld voor Nils en mij. Bij verandering zoek je altijd een evenwicht tussen individuele noden en het grotere geheel. Dat is nooit eenvoudig.”
“Nu moet de praktijk het bewijzen”
Hilde: “Vandaag ligt er een stevige basis: we hebben een model waar we vertrouwen in hebben. Het proeftraject is nu gestart. Dat gaan we evalueren in januari 2027. Pas dan zullen we echt kunnen beoordelen hoe de nieuwe werking in de praktijk landt. Met dit model hopen we meer houvast te krijgen en sneller te kunnen inspelen op wat nodig is, voor bewoners en medewerkers.”
