Een efficiënt vergunningenproces draagt bij aan een goede dienstverlening, maar snelheid alleen volstaat niet. Pas wanneer efficiëntie samengaat met kwaliteit en dienstverlening, maak je echt het verschil. “Wie alleen naar het eindcijfer kijkt, mist vaak waar de echte verbeterkansen liggen”, zegt Mondeaan en consultant omgeving Pim Van Reempts.
Een lange doorlooptijd heeft zelden één oorzaak
“Een doorlooptijd is altijd het resultaat van verschillende stappen in het proces. Een dossier is onvolledig, een advies laat op zich wachten of een aanvraag vraagt bijkomende informatie. Daarnaast speelt ook de manier waarop je het vergunningenproces organiseert een belangrijke rol.
Een goed voorbeeld daarvan is de projectinhoudversie (PIV). Tijdens het volledigheids- en ontvankelijkheidsonderzoek kan een aanvrager bijkomende informatie bezorgen. Dat verhoogt de kwaliteit van het dossier, maar verlengt ook de behandelingstermijn. Dat betekent niet dat je onbeperkt bijkomende informatie moet blijven vragen. De uitdaging is om efficiënt om te gaan met de ruimte die de procedure biedt.”
Elke keuze heeft impact
“Wanneer je terughoudend omgaat met bijkomende informatievragen, verkort je mogelijk de doorlooptijd. Tegelijk stijgt de kans dat dossiers onvolledig blijven, niet verder behandeld raken of in een later stadium geweigerd worden omwille van die onvolledigheid. Voor de aanvrager betekent dat vaak extra tijd en extra frustratie.
Een projectinhoudversie biedt de mogelijkheid om een dossier te versterken en zo de kwaliteit van de besluitvorming te verhogen. Dan blijft het belangrijk om dat proces efficiënt te organiseren. Een dossier verschillende keren laten aanvullen voor beperkte ontbrekende informatie zorgt zelden voor een betere dienstverlening. Vaak bereik je meer door onduidelijkheden snel uit te klaren, bijvoorbeeld in rechtstreeks overleg met de aanvrager of ontwerper. Die investering in een kwalitatief dossier vraagt soms wat extra tijd, maar voorkomt vaak grotere vertragingen later in het proces.
Ook de interne organisatie speelt een rol. Sommige besturen ronden dossiers ruim vóór het einde van de wettelijke behandelingstermijn af. Andere benutten die termijn maximaal om dossiers zorgvuldig te beoordelen. Geen van beide keuzes is per definitie juist of fout. Ze weerspiegelen hoe een bestuur de balans zoekt tussen snelheid, kwaliteit en dienstverlening.”
De echte vraag: waar gaat tijd verloren?
“Als je je doorlooptijd wil verbeteren, heb je meer nodig dan een eindcijfer. Je moet weten waar in het proces tijd verloren gaat. Hoeveel tijd neemt het volledigheids- en ontvankelijkheidsonderzoek in beslag? Hoe vaak zijn bijkomende projectinhoudversies nodig? Hoelang blijven dossiers intern liggen? Welke stappen veroorzaken de meeste vertraging? En welke daarvan kan je zelf beïnvloeden?
Tegelijk is het belangrijk om na te denken over het dienstverleningsniveau dat je als bestuur wil bieden. Wat mag een aanvrager verwachten tijdens het proces? Hoe en wanneer informeer je over de voortgang van een dossier? En welke verwachtingen geef je mee over wat er gebeurt nadat de vergunning is afgeleverd? Ook de wachttijd tussen de beslissing en het moment waarop een aanvrager effectief verder kan, maakt deel uit van zijn ervaring met het vergunningenproces.
Pas wanneer je die vragen kan beantwoorden, stuur je niet langer op één eindcijfer, maar op de oorzaken achter de doorlooptijd én op de dienstverlening die je wil bieden. Dat geeft je de inzichten om gericht te verbeteren en bewuste keuzes te maken over capaciteit, dienstverlening en procesorganisatie. Zo verkort je doorlooptijden waar dat kan, zonder in te boeten op de kwaliteit van de dossierbehandeling of de dienstverlening aan burgers en ondernemers. Niet de doorlooptijd zelf maakt het verschil, maar de manier waarop je het vergunningenproces organiseert.”
