Een goede samenwerking tussen het college van burgemeester en schepenen (CBS), vast bureau (VB) en het managementteam (MAT) begint bij heldere afspraken. Een afsprakennota vormt daarvoor en concreet handvat en is bovendien decretaal verplicht. In de praktijk zien we vaak dat dit een verplicht nummertje is: snel opgesteld, soms zomaar gekopieerd en vaak niet besproken. Nochtans kan een doordachte en gedragen afsprakennota een krachtig kompas zijn voor rust, richting en een vlottere samenwerking.
Onze tip? Vink de afsprakennota niet zomaar af van je to-dolijstje. Bij MONDEA ondersteunen we het CBS en MAT bij het gesprek dat voorafgaat aan die afspraken. Want net daar zit de meerwaarde en de winst. Tijdens een interactieve workshop staan inspiratie en dialoog centraal.
Wil je zelf aan de slag met je afsprakennota? We helpen je op weg met vijf tips.
- Begin bij het waarom
Waarom maak je afspraken? Wat moet het opleveren? Waar liep je de voorbije legislatuur tegenaan en wil je nu anders zien? Denk aan thema’s als rolopvatting, besluitvorming, communicatie en positionering. Door eerst het doel scherp te stellen, voorkom je dat het een verplicht document zonder impact wordt. - Voer het gesprek met beide partijen
Een afsprakennota werkt alleen als beide werelden, politiek én ambtelijk, zich erin herkennen. Laat zowel het CBS als het MAT meedenken, meeschrijven en vooral mee reflecteren. - Wees concreet (ook al voelt dat spannend)
‘We respecteren elkaars rol’ klinkt mooi, maar wat betekent dat onder druk? Bijvoorbeeld bij crisissituaties, raadsvoorstellen of publieke optredens. Hoe concreter de afspraken, hoe groter het wederzijdse vertrouwen. - Evalueer regelmatig
De afsprakennota is geen eindpunt, maar juist een begin. Nieuwe beleidsmakers, verschuivingen in de ambtelijke top of een veranderende maatschappelijke context: dat vraagt om een regelmatige update. Plan dus structureel evaluatiemomenten in. - Maak het document levend
Parkeer je afsprakennota niet op een gedeelde schijf. Gebruik ze bij inwerktrajecten, teamdagen of bij twijfel over wie welk initiatief neemt. Communiceer die ook transparant naar de rest van je organisatie. Op die manier zorg je ervoor dat alle medewerkers weten wat zij mogen verwachten over de samenwerking met hun bevoegde schepen en wat de verantwoordelijkheid is van het managementteam.
