Een hulpverleningszone is een bijzondere werkcontext. Waar brandweerwagens klaarstaan om uit te rukken, draait ook achter de schermen een diverse organisatie. Toen Hulpverleningszone Oost (Oost-Vlaanderen) tijdelijke HR-ondersteuning nodig had, stonden Mondeanen Sara Temmerman en Dagmar Van Ronsse de zone bij. Samen zorgden zij voor continuïteit, kennisoverdracht en strategische meerwaarde. Ze delen hun ervaring en aanpak.
Welke taken namen jullie op binnen de hulpverleningszone?
Sara: “Ik stond in voor de algemene coördinatie en opvolging van de HR-verantwoordelijkheden. Concreet begeleidde ik de zone op vlak van werving en selecties, volgde ik de dossiers anciënniteiten op en zette ik in op optimalisering van de interne werking.
Dagmar: “Ik stond in voor de dagelijkse administratieve opvolging van de personeelsdossiers. Denk maar aan arbeidsongeschiktheid, medische controle, eretekens, attesten, arbeidsongevallen…”
Wat maakt HR-begeleiding bij een hulpverleningszone anders dan bij lokale besturen?
Sara: “De werkplek is al speciaal op zich. Je werkt in de nabijheid van een kazerne, de combinatie van burger- en operationeel personeel zorgt voor een warme, dynamische sfeer. De maatschappelijke meerwaarde is extra voelbaar, hulpverlening staat hier écht centraal.”
Dagmar: “Ik merkte snel dat er veel diversiteit zit in de statuten, en dat heeft een sterke administratieve weerslag: op de premies, registratie van opleidingen, arbeidsgeneeskundige onderzoeken… Secure registratie en opvolging zijn dan ook cruciaal.”
Hoe zetten jullie in op kennisoverdracht naar de klant?
Sara: “Samen met Dagmar maakte ik handleidingen op en stelde ik sjablonen ter beschikking. We kregen de kans om ook effectief een overdracht te organiseren naar de nieuwe functiehouder. Na het einde van de opdracht blijven we oproepbaar, op basis van noden en vragen van de zone.”
Wat maakte jullie project daar zo fijn?
Dagmar: “Het is een volledig andere context dan een lokaal bestuur. Dat vond ik verrijkend. De dankbaarheid van zowel vaste personeelsleden als vrijwilligers zal me nog lang bijblijven.”
Sara: “De bijzondere werkcontext en de fijne contacten blijven me bij. Daarnaast blijft het fijn om samen te werken met Dagmar. Het is altijd handig om een interne partner te hebben en duidelijk taken te kunnen verdelen. Dagmar ondersteunde me administratief en kon zelfstandig heel wat taken oppikken. Ikzelf kon daardoor mijn focus leggen op het strategisch HR-beleid.”
Yves Poppe, directeur bedrijfsvoering Hulpverleningszone Oost, blikt positief terug op de samenwerking.
“De hulpverleningszone kon rekenen op de vlotte, constructieve en nabije ondersteuning van Dagmar en Sara. Ik zie hierbij drie kernwoorden.
- Vlot: Sara en Dagmar waren snel ingewerkt. Sara kon terugvallen op haar jarenlange ervaring binnen HR in de publieke sector. Ze werd daarbij ondersteund door Dagmar die voornamelijk de administratieve taken op zich nam. Sara stond in voor de kwaliteitsopvolging. Doordat ze plug & play zijn, zijn ze in een mum van tijd ingewerkt en pakken ze hun verantwoordelijkheid op.
- Constructief: Ze stonden in voor een betrouwbare en correcte opvolging van de HR-dossiers. Als er iets fout liep, hebben ze dat open besproken en meteen rechtgezet. Die aanpak konden we appreciëren en verhoogde het wederzijds vertrouwen. Daarnaast hebben ze sterk ingezet op een goede overdracht naar de nieuwe functiehouder, HR-expert.
- Nabij: Sara en Dagmar waren aanwezig op de vloer tussen de medewerkers. Ze stelden zich laagdrempelig op en waren toegankelijk voor de collega’s.”
MONDEA ook aan de slag in Zuid-Oost
Hulpverleningszone Oost is niet onze enige ervaring binnen de sector. Ook bij Hulpverleningszone Zuid-Oost zette MONDEA mee de lijnen uit. Daar:
- brachten we de HR-processen in kaart, aan de hand van videoreeksen
- werkten we een praktische manual uit voor het HR-team
- gingen we aan de slag met digitaliseringsprojecten die de werking structureel versterken
Die brede, praktijkgerichte aanpak zorgt voor continuïteit én duurzame verbetering in het HR-beleid.
