De hulpverleningszones vormen de organisatiestructuur van de brandweerdiensten in België. De schaalvergroting is doorgevoerd naar aanleiding van de brandweerhervorming. Een zoneraad en zonecollege sturen de zone aan. De burgemeesters van de betrokken gemeenten vormen van rechtswege de zoneraad, die het zonecollege aanstelt. Het zonecollege benoemt op zijn beurt een zonecommandant, die belast is met de organisatie en het beheer van de zone. Sara Temmerman en Dagmar Van Ronsse ondersteunden Hulpverleningszone Oost Oost-Vlaanderen. Joke Renneboog werkt momenteel op de personeelsdienst van hulpverleningszone Zuid-Oost. Hoe ze dit ervaren? Dat lees je hier!

Welke taken nemen jullie op binnen de hulpverleningszone?

Joke: “Ik breng de HR-processen in kaart. Concreet werkte ik een manual uit voor de collega’s van de dienst personeel. Zo garanderen we de continuïteit. Daarnaast zet ik, samen met de medewerkers, volop in op digitaliseringsprojecten (uitrollen van softwaretools voor personeelsadministratie, self service en issue/asset en service management in de ondersteunende diensten).”

Sara: “Ik stond in voor de algemene coördinatie en opvolging van de HR-verantwoordelijkheden. Concreet begeleidde ik de zone op vlak van werving en selecties, volgde ik de dossiers anciënniteiten op en zette ik in op optimalisering van de interne werking. Collega Dagmar stond in voor de dagelijkse administratieve opvolging van de personeelsdossiers (arbeidsongeschiktheid, medische controle, eretekens, attesten, arbeidsongevallen…).”

Wat maakt HR in een hulpverleningszone anders dan HR-begeleidingen voor lokale besturen?

Sara: “De werkplek is al speciaal op zich. Je werkt in de nabijheid van een kazerne, de combinatie van burger- en operationeel personeel brengt de nodige fijne sfeer. De maatschappelijke meerwaarde is extra voelbaar op dergelijke locaties, hulpverlening staat centraal.”

Joke: “Daarnaast kennen de zones een eigen wetgevend kader. Naast de gekende wetgeving voor het ATP-personeel is er specifieke wetgeving die van toepassing is op werknemers en vrijwilligers (statuut, verloning, nadruk op opleiding en noodzaak om deze te registreren).  De specifieke personeelscategorieën vergen elk een eigen aanpak.”

Dagmar: “Ik voelde vooral de sterk administratieve weerslag van die diversiteit. De verschillende statuten hebben een weerslag op de premies, registratie van opleidingen, arbeidsgeneeskundige onderzoeken… Secure registratie en opvolging zijn dan ook cruciaal.”

Hoe zetten jullie in op kennisoverdracht naar de klant?

Joke: “Ik schrijf de processen uit maar doe dit niet aan de hand van de eerder klassieke zwembaddiagrammen. Ik maak geannoteerde screenrecordings en filmpjes op maat van de huidige generatie werknemers. Daarnaast werk ik systematisch in OneNote zodat de inhoud makkelijk doorzoekbaar is aan de hand van tags. Het heeft het voordeel dat medewerkers dit zelf verder kunnen bewerken wanneer er nieuwe evoluties zijn.”

Sara: “Samen met Dagmar maakte ik handleidingen op en stelde ik sjablonen ter beschikking. We kregen de kans om ook effectief een overdracht te organiseren naar de nieuwe functiehouder. Na het einde van de opdracht blijven we oproepbaar, op basis van noden en vragen van de klant.”

Wat maakt jullie project daar zo fijn?

Joke: “Ik geniet van de bevlogenheid van de vrijwilligers, de betrokken collega’s, de gemoedelijke sfeer. De zones staan voor grote uitdagingen; zeker ook nog op vlak van HR. Bij de personeelsdiensten ligt de nadruk nog vaak op de harde HR terwijl ik nog ruimte zie om met soft HR (evaluaties, welzijn…) aan de slag te gaan.”

Dagmar: “Het is een volledige andere context dan een lokaal bestuur. Dat vond ik wel leerzaam. Daarnaast denk ik nog vaak terug aan de dankbaarheid die we voelden van zowel de vaste personeelsleden als de vrijwilligers.” 

Sara: “Ik kan Joke en Dagmar enkel bijtreden. De bijzondere werkcontext en de fijne contacten blijven me bij. Daarnaast was het ook mijn eerste ervaring om samen te werken op één project met een junior. Die samenwerking senior-junior werd niet enkel door de klant als meerwaarde ervaren. Ook ik vond het verrijkend om een interne partner te hebben. We hadden een duidelijke taakverdeling; Dagmar ondersteunde me administratief en kon zelfstandig heel wat taken oppikken. Ikzelf kon daardoor mijn focus leggen op het strategisch HR-beleid.”

Yves Poppe, directeur bedrijfsvoering Hulpverleningszone Oost blikt positief terug op de samenwerking.

De hulpverleningszone kon rekenen op de vlotte, constructieve en nabije ondersteuning van Dagmar en Sara. Ik zie hierbij drie kernwoorden.

Vlot: Sara en Dagmar waren snel ingewerkt. Sara kon terugvallen op haar jarenlange ervaring binnen HR in de publieke sector. Ze werd daarbij ondersteund door Dagmar die als junior voornamelijk de administratieve taken op zich nam. Sara stond in voor de kwaliteitsopvolging. Doordat ze plug & play zijn, zijn ze in een mum van tijd ingewerkt en pakken ze hun verantwoordelijkheid op.

Constructief: Sara en Dagmar stonden in voor een betrouwbare en correcte opvolging van de HR-dossiers. Indien ze een steekje lieten vallen, werd dit open besproken en rechtgezet. Die open aanpak en houding konden we appreciëren en verhogen het wederzijds vertrouwen. Daarnaast hebben ze sterk ingezet op een goede overdracht naar de nieuwe functiehouder, HR-expert.

Nabijheid: Sara en Dagmar waren aanwezig op de vloer tussen de medewerkers. Ze stelden zich laagdrempelig op en zijn toegankelijk voor de collega’s.