Interim-management is meer dan tijdelijk invallen. Mondeaan Myriam Candries deelt haar ervaring als interim-communicatiemanager en blikt terug op haar traject bij stad Turnhout.
Verschilt jouw rol sterk van die van een vaste communicatieverantwoordelijke?
“Op enkele taken na, zijn de twee rollen heel gelijkaardig. Maar als interim-manager kom je wel vaak terecht in een organisatie die door verandering gaat. Je focus ligt dan in eerste instantie vooral op het versterken van het team en het creëren van een positieve en stabiele werkomgeving. Ik wil ervoor zorgen dat het team floreert vanuit hun volle potentieel en adviseer het managementteam over wat nodig is om dat doel te bereiken.”
Hoe pak je de eerste dagen als interim-manager aan?
“De eerste dagen staan volledig in het teken van luisteren. Ik start altijd met een eerlijk gesprek. Zo geef ik aandacht aan het team én het individu. Ik wil begrijpen wie ze zijn, wat hen motiveert, waar ze eventueel tegenaan lopen en wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Diezelfde aanpak gebruik ik in gesprekken met andere diensten, het managementteam en het schepencollege. Zo leg ik verschillende puzzelstukjes samen om een helder beeld te krijgen van de functie en mijn opdracht.
Daarna begint de weg naar vertrouwen opbouwen. En dat vraagt tijd en geduld. Ik stel me open en transparant op en vermijd micromanagement. Ik sta erop om van in het begin vertrouwen te geven aan de experten in het team.”
Waarin zit volgens jou de meerwaarde van een interim-manager?
“Als interim-manager ben je flexibel inzetbaar en help je het bestuur om snel te reageren op veranderende omstandigheden. Je zorgt voor continuïteit en kijkt met een neutrale en objectieve blik naar de interne processen en cultuur. Zo kan je makkelijker problemen identificeren en oplossingen voorstellen, zonder beïnvloeding door interne dynamieken. Een interim-manager heeft vaak een rugzak vol eerdere ervaringen en brengt waardevolle inzichten en best practices met zich mee.”
Toch is veranderingen implementeren ook voor een interim-manager geen fluitje van een cent. Hoe pak jij dat aan?
“Het is sowieso een uitdagende taak. Mijn achtergrond in communicatie en leiderschaps- en teamontwikkeling vormen een goede combinatie om medewerkers mee te krijgen in die verandering.
Ik heb al heel wat veranderingstrajecten begeleid en hecht altijd veel belang aan hoe je anderen daarin meeneemt. Je bereikt meer wanneer je medewerkers betrekt en inzet op hun talenten en sterktes.
Verandering start bij communicatie. Ik probeer dus steeds transparant en eerlijk te zijn en leg uit waarom verandering nodig is. Want betrokkenheid staat centraal. Aan de hand van workshops en feedbacksessies betrek ik hen bij het proces. We bewegen samen op een golf en we sturen bij op basis van feedback en de ervaring van de medewerkers.”
Hoe zorg je ervoor dat jouw communicatiebeleid aansluit bij de beleidsdoelstellingen van het bestuur?
“Ik toets mijn stappen regelmatig af met het beleid om zo draagvlak te creëren. Sterke banden met de beleidsmakers zijn dus cruciaal en overlegmomenten noodzakelijk. Ik vind het ook wel fijn om hen eens mee te nemen naar vergelijkbare lokale besturen om te kijken hoe anderen het aanpakken en om inspiratie op te doen.”
Wat is jouw visie op de rol van communicatie binnen lokale besturen?
“Ik zie communicatie als een middel om participatie en betrokkenheid te bevorderen. Er is nog heel wat werk in functie van transparantie in de communicatie van lokale besturen. Ik denk dan aan heldere communicatie naar de burger over beleid, projecten en dienstverlening. Maar ook interne communicatie speelt een cruciale rol binnen een lokaal bestuur. Effectieve interne communicatie is essentieel voor samenwerking en coördinatie tussen verschillende diensten en medewerkers. Een positieve communicatiecultuur leidt tot efficiënter werken en een betere dienstverlening aan de burger.”
Myriam in stad Turnhout
Sinds april 2024 is Myriam Communicatie Coördinator bij stad Turnhout. Ze blikt al even terug op haar interim-traject.
Een organisatie in verandering
“Ik startte midden in een intensief veranderingstraject en een woelige periode voor het team. De druk op het communicatieteam lag hoog, zeker met de lokale verkiezingen in het vooruitzicht. Mijn eerste doel was om opnieuw rust te brengen in het team. Er was terug ruimte nodig om creatief aan de slag te gaan met wat ze echt graag doen: communiceren. Mijn rol was dus minder operationeel maar wel strategisch. Ik bouwde bruggen tussen diensten en communicatieprocessen.”
De weg vooruit met verbindende communicatie als rode draad
“Door ieders bijdrage te verduidelijken, zetten we de neuzen weer in dezelfde richting. We werkten samen aan ‘verbindend communiceren’ en een cultuur waarin elke collega meedenkt en voorstellen onderbouwt. Daarnaast kwamen er 4 nieuwe medewerkers bij het team: 3 business partners die de brug slaan tussen het communicatieteam en de andere diensten en 1 administratieve kracht. Met co-creatieve workshops verbeterden we de samenwerking tussen de business partners en de experten op de communicatiedienst.”
Een goede basis voor opvolger
“Ik zorg altijd voor een uitgebreide overdracht. Je wil toch dat er ook na je vertrek continuïteit is voor het team waar je zo intensief mee samengewerkt hebt. De eerste voorbereidingen voor het nieuwe meerjarenplan zijn gemaakt, de eerste stappen van het communicatiebeleid liggen op tafel en we hebben een sterke samenwerking met de schepen voor communicatie. Alle aanbestedingen, zoals die voor drukwerk, zijn in orde dus de continuïteit voor de komende jaren is verzekerd en het team is klaar voor de toekomst.”
