Stad Mechelen heeft ambitieuze beleidsdoelstellingen. Om die doelstellingen te bereiken, is een gestructureerde projectmatige aanpak cruciaal. Maar ondanks eerdere inspanningen, was er geen gestandaardiseerde en gedragen methodiek aanwezig in de organisatie. Mondeanen Kristof Daems en Bart Spitaels gingen er aan de slag met projectmanagement- en tooling.
Van start met het Projectmanagementbureau
Het stadsbestuur probeerde de voorbije jaren al op verschillende manieren om projectmatig te werken. Er waren veel bouwstenen aanwezig, maar een globale methode ontbrak. Dat zorgde voor versnippering. Medewerkers werkten elk op hun eigen manier en met eigen tools aan projecten, wat het voor de beleidsmakers en het management moeilijk maakte om die projecten op te volgen en te sturen.
Om hier verandering in te brengen, startte de stad onder leiding van Mondeaan Kristof Daems met het Projectmanagementbureau (PMB). Dat nieuwe team vormt een centrale schakel bij projectmatig werken in de organisatie. Het PMB werkt aan een kader en test hoe de stadsdiensten projecten het best aanpakken. Het team beheert grote strategische projecten van A tot Z. Ze verankeren de nieuwe manier van werken in een projectmanagementtool en rollen die organisatiebreed uit.
Een gebruiksvriendelijke tool
Medewerkers van stad Mechelen beschikken al over projectmanagementtools, maar ervaren die als dubbel werk. Ze deden op hun eigen manier aan projectopvolging, maar opvolging en rapportage waren niet op elkaar afgestemd. Daardoor slaagde stad Mechelen er niet in om projectmanagement te standaardiseren en te verankeren in de organisatie. Er was dus nood aan een gebruiksvriendelijke tool die de medewerkers zowel voor eenvoudige als complexe projecten gebruiken. Een interessante opdracht voor Mondeaan Bart Spitaels.
Bart deed de nodige analyses en het development team van MONDEA ontwikkelde met Microsoft Power Platform een gebruiksvriendelijke projectmanagementtool die je niet alleen kan gebruiken voor projectopvolging, maar ook voor beleidsrapportage. Veel lokale besturen hebben al de nodige Microsoftsoftware en -licenties waardoor de implementatie van de tool geen grote extra kosten met zich meebrengt. Deze tool werkt bewust met een gelaagde methodiek, zodat je zowel complexe als eenvoudige projecten efficiënt kan opvolgen. Nog een groot voordeel: door projectopvolging en beleidsrapportage aan elkaar te koppelen, verloopt de rapportage automatisch. Geen dubbel werk meer, waardoor de tool waarschijnlijk veel sneller zal verankeren in de organisatie.
Klaar voor het nieuwe meerjarenplan
Het project startte op een scharnierpunt: de nieuwe legislatuur en het bijhorende meerjarenplan. Het is de bedoeling dat de stad het volgende meerjarenplan en de gekoppelde acties integreert in de nieuwe tool zodat medewerkers die ook meteen gebruiken voor de rapportage. Zo is Mechelen klaar om bij de start van het nieuwe meerjarenplan de vlucht vooruit te nemen en op een efficiënte manier projecten op te volgen.
