Een goed meerjarenplan verdient een doordachte opvolging van beleidsplannen- en acties. Toch blijft de link tussen opvolging en rapportering bij veel lokale besturen onderbenut, wat een gemiste kans is om het beleid beter te sturen. Hoe zorg je voor een consequente opvolging? En hoe gebruik je indicatoren op een zinvolle manier?
Een sterke basis voor opvolging
Opvolging begint bij een heldere rapporteringsstructuur. Beschrijf acties concreet en koppel er relevante indicatoren aan. Zo voorkom je dat cijfers een doel op zich worden en houd je de focus op beleid.
Deze drie principes helpen je op weg:
- Wees concreet: Definieer vanaf het begin wat je wil bereiken. Zonder duidelijke bestemming heeft de weg ernaartoe weinig zin.
- Wees consequent: Werk met vaste spelregels voor de opmaak van het meerjarenplan en zorg voor een uniforme structuur. Iemand kan centrale penhouder spelen om de samenhang te bewaken.
- Werk op het juiste niveau: Met doelstellingen beschrijf je het gewenste effect, terwijl je bij acties de concrete uitvoering vastlegt. Werk je met extra niveaus? Zorg dan voor een goede verankering van projectmatig werken in de organisatie.
Opvolging als fundament voor rapportering
Een structurele en consequente opvolging is de sleutel tot zinvolle rapportering. Hoe pak je dat aan?
- Begin klein: Focus op prioritaire acties en bepaal opvolgtermijnen die aansluiten bij de beleids- en beheerscyclus (BBC), zoals in juni bij het opvolgrapport en in december bij de jaarrekening.
- Werk met jaarplannen: Leg bij de start van het jaar duidelijke mijlpalen vast. Waar wil je in juni en december staan?
- Gebruik indicatoren slim: Start met een terugkoppeling over behaalde mijlpalen en vul die aan met relevante indicatoren. Indicatoren zijn geen doel op zich, maar een hulpmiddel voor een nauwkeurige evaluatie van de werking.
Een geïntegreerde aanpak binnen de organisatie
- Vermijd versnippering: Gebruik één centraal opvolgsysteem en werk volgens een vaste methodiek.
- Maak indicatoren kenbaar in de organisatie: Integreer ze in een centraal dashboard, structurele overlegmomenten en interne communicatie. Ze kunnen ook een rol spelen bij budgetbesprekingen en aanpassingen van het meerjarenplan.
Opvolging met De Beleidsplanner
De Beleidsplanner is een initiatief van MONDEA en IDEA Consult. Op het online platform krijg je in drie modules tips en tools voor een gedragen meerjarenplan. De tweede module van de Beleidsplanner staat in teken van de opmaak van het meerjarenplan. Dankzij korte video’s, sjablonen en werkdocumenten kan je als bestuur zelf aan de slag.
In het najaar van 2025 komt de derde module, waarbij we je ondersteunen met de opvolging van het meerjarenplan. Heb je toch nood aan extra ondersteuning? Dan kan je kiezen voor procesbegeleiding door één van onze experten.
