Mondeaan Werner Panis was van oktober 2021 tot september 2023 aan de slag in de stad Halen als beleidscoördinator grondgebiedszaken. Nog tot het einde van het jaar begeleidt hij er zijn opvolger Steven Jacobs. De lijst aan projecten en procesverbeteringen die hij aanpakte, is lang. Wij waren benieuwd hoe en met wie hij die mooie resultaten boekte.
Hoe kwam de stad Halen bij jou terecht?
“Tussen juni en september 2020 maakte ik als Mondeaan voor de stad al een analyse van de technische diensten. Wanneer hun eigen beleidscoördinator Grondgebiedszaken plots uitviel, ontstond er een leegte in de organisatie en ging ik er als interim-manager aan de slag.
In deze kleine, maar erg flexibele organisatie mocht ik twee jaar lang rekenen op gedreven en behulpzame medewerkers en collega-Mondeanen waarmee het fijn samenwerken was. Samen werkten we aan aankoopdossiers voor groot materiaal, volgden we wegenis- en bouwdossiers op, stelden we raamcontracten op, gingen we voor meer en gestructureerd overleg met alle diensten, pasten we de binnenomgeving van de werkplaats aan, trokken we de kaart van de digitalisering met de invoering van de planning in 3P voor werkopdrachten en het vastgoedinformatieplatform, wierven we nieuwe collega’s aan, herbekeken we de wachtpermanentie, inventariseerden we laanbomen, grachten, wegmarkeringen, tekenden we werkprocessen uit, … De lijst is indrukwekkend lang, al zeg ik dat zelf.”
Welke verandering had de grootste impact?
“Dat was zonder twijfel het systeem van meewerkende ploegbazen dat we invoerden. Tot dan stuurde de werkleider de volledige buitendienst (gebouwen, wegen en groen) aan zonder hulp van ploegbazen. Die vernieuwing in combinatie met de opstart structureel overleg met alle diensten, had een grote invloed op de onderlinge samenwerking met zowel buiten- als binnendiensten.
Maar ook alle andere aanpassingen en tools die MONDEA er implementeerde hadden uiteraard z’n impact. Het is echt fijn om te merken dat de sfeer en werkvreugde positief evolueerden daardoor.”
“Het systeem van meewerkende ploegbazen
had een grote invloed op de onderlinge samenwerking”
Welke tools en tips krijgt je opvolger van je mee?
“Ik heb het geluk dat ik de tijd krijg om Steven gedurende één dag per week in te werken en mee te nemen in alle tools en methodieken waaraan we de voorbije jaren werkten. Daarnaast kan hij bouwen op de structurele overlegmomentenmatrix en een opvolgtool, het aangepast organogram, de halfjaarlijkse “Zeddemee presentaties” die we aan de buitendienst geven, verschillende raamcontracten en uitgeschreven procedures rond bijvoorbeeld beheer van werkopdrachten, mailboxopvolging, watersnood,…
Als belangrijkste tip geef ik hem mee om de communicatie met bestuur en administratie vanaf dag één zeer goed op te zetten en bewaken.”
Welke tendensen zie je in je vakgebied?
“De materie wordt steeds complexer. Kleinere besturen krijgen het moeilijker om die evolutie op te vangen in hun organisatie. Er moet meer beroep worden gedaan op specialisten in het vakgebied, maar voor kleinere besturen is het niet eenvoudig om zo’n profielen aan te trekken. De aanwezige medewerkers moeten die complexiteit opvangen en komen onder druk te staan. Dat heeft burn-out’s en mensen die de organisatie verlaten tot gevolg. Een vicieuze cirkel … Als we met MONDEA dan op het juiste moment ondersteuning kunnen bieden en de opvolging vervolgens verzekerd is, geeft dat veel voldoening.”
