De voorbije maanden stonden voor veel lokale besturen in het teken van één grote oefening: de opmaak van hun meerjarenplan voor 2026-2031. Ze moesten heel wat keuzes en informatie vertalen naar een coherent beleidsverhaal, vaak onder hoge tijdsdruk. In die context ging Mondeaan Charlotte Vandevijvere aan de slag als interim strategisch innovator bij Stad Harelbeke. Met een helikopterblik en als lid van het managementteam gaf ze mee vorm aan het meerjarenplan en versterkte ze innovatie over de volledige organisatie heen.
Waarom was dit hét moment om als interim strategisch innovator in te stappen?
Charlotte: “De timing was inderdaad geen toeval. Net zoals in veel andere lokale besturen had Harelbeke nood aan iemand die de opmaak van het meerjarenplan volledig op zich nam. Maar de selecties voor de rol van strategisch innovator liepen moeilijk, terwijl de tijdsdruk steeds groter werd. In die context ben ik ingestapt: eerst voor twee à drie dagen per week, maar in de praktijk werd dat al snel veel intensiever.”
Wat hield de rol van interim strategisch innovator concreet in?
“Als strategisch innovator werkte ik organisatiebreed. Ik maakte deel uit van het managementteam en werkte vanuit een helikopterblik mee aan de strategische lijnen van het meerjarenplan: meedenken, structureren, linken leggen en innovatie stimuleren. Ik zat niet op één dienst, maar keek voortdurend naar de organisatie in zijn geheel. Net die overkoepelende rol is noodzakelijk in zo’n intens beleidsproces.”
Gelukkig was Stad Harelbeke je niet geheel onbekend…
“Inderdaad. Ik had eerder acht maanden gewerkt als teamleider jeugd en sport, waar ik twee teams coördineerde. Zo kende ik de organisatie, de systemen, de software, en vooral ook de mensen. Ik kon sneller linken leggen, sneller meedenken en advies geven… De switch naar een overkoepelende functie voelde daardoor heel logisch.”
Welke plek kreeg participatie in de opmaak van het meerjarenplan?
“Participatie was één van de fundamenten ervan. Harelbeke organiseerde heel wat avonden waarop burgers hun stem konden laten horen. Ook daar heb ik actief aan deelgenomen. De uitdaging zat niet alleen in het verzamelen van input, maar vooral in de vertaling ervan naar beleid. Dat vraagt tijd, analyse en brede communicatie, maar het zorgt wel voor een gedragen meerjarenplan. Je voelt dat dit geen papieren oefening is.”
Wanneer kwamen de strategische keuzes echt op tafel?
“Dat kantelpunt kwam er tijdens ‘het conclaaf’: een tweedaagse met het schepencollege en het managementteam. Daar brachten we alle lijnen samen en hakten we knopen door op basis van analyses en participatie-input. We namen belangrijke beslissingen, bijvoorbeeld rond besparingen. Dat zijn moeilijke maar essentiële gesprekken. De conclusies uit de gesprekken zette ik op scherp en ik waakte over een correcte budgettaire vertaling.”
Hoe verliep de vertaalslag van strategische keuzes en budgetten naar een gedragen meerjarenplan?
“Die vertaalslag vroeg veel overleg. We moesten er voortdurend over waken dat beleidskeuzes en de budgettaire realiteit op elkaar afgestemd bleven. Strategie en financiën moeten één coherent verhaal vormen. Gelukkig liep de samenwerking tussen mij, de financieel directeur en de financiële dienst bijzonder goed.
Van daaruit werkte ik mee aan de beleidsnota en hielp ik de structuur van het meerjarenplan uittekenen. Er kwam veel informatie samen vanuit verschillende diensten. De beleidslijnen werden scherper en politiek en MAT waren voortdurend in gesprek met elkaar. De positieve dynamiek in het MAT was daar onmisbaar. Parallel daaraan nam ik een groot deel van de communicatie op: persnota’s schrijven, presentaties geven en nadenken over hoe we helder en transparant konden terugkoppelen naar burgers, adviesraden en andere stakeholders.”
En de kers op de taart: de goedkeuring van het meerjarenplan
“Dat moment voelde als een echte mijlpaal. Van september tot half december heb ik hier bijzonder intensief aan meegewerkt, en bij de goedkeuring viel er ook letterlijk wat druk weg. Na de lancering van het meerjarenplan heb ik nog een eerste aanzet kunnen geven voor het werken met indicatoren, want ik voelde dat daar nog veel potentieel zit.”
Hoe kijk je vandaag terug op jouw opdracht?
“Deze opdracht was voor mij bijzonder leerrijk. Het was de eerste keer dat ik een nieuwe legislatuur van zo dichtbij meemaakte, en dat is een uitzonderlijk intense periode, met hoge tijdsdruk en hoge verwachtingen. Je bent voortdurend aan het schakelen.
De ervaringen van afgelopen maanden bevestigen voor mij hoe belangrijk de rol van strategisch innovator vandaag is binnen lokale besturen. Organisaties staan voor complexe uitdagingen en moeten tegelijk strategisch, innovatief en wendbaar zijn. Vanuit deze rol kan je mee richting geven zonder hiërarchisch leiding te geven: je zit in het managementteam, kijkt vooruit, onderzoekt trends en denkt na over waar je als organisatie het meeste impact kan maken. In mijn opdracht lag de focus sterk op het meerjarenplan, maar het potentieel van de rol is veel breder. Ik kijk hier heel positief op terug, ook dankzij de fijne mensen waarmee ik heb mogen samenwerken.”
