De regels rond ziekteverzuim en re-integratie zijn sinds 1 januari 2026 grondig gewijzigd. De rode draad? Sneller in actie komen, meer verantwoordelijkheid voor werkgevers en meer focus op wat wel nog kan. De wetgever verwacht niet langer dat organisaties afwachten tot iemand “langdurig” ziek is. Integendeel: preventie, contact en vroege werkhervatting staan centraal.
Dat roept meteen een praktische vraag op: hoe maak je die versnelling werkbaar, zonder dat het bij losse initiatieven of ad-hoc dossiers blijft? Het antwoord zit in de combinatie van twee sporen: sterke opvolging in individuele dossiers en een aanwezigheidsbeleid dat leidinggevenden en medewerkers duidelijkheid geeft (en dat correct verankerd is in het arbeidsreglement).
Wat wijzigt er?
In één oogopslag zijn dit de belangrijkste juridische verschuivingen:
- Werkgevers krijgen een actievere rol in preventie en re-integratie
- De focus verschuift van “restcapaciteiten” naar arbeidspotentieel
- Een re-integratietraject kan veel vroeger worden opgestart (zelfs vanaf dag 1, mits akkoord werknemer)
- Werkgevers zijn verplicht om contact te onderhouden met zieke werknemers en dit vast te leggen in het arbeidsreglement
- Na 8 weken arbeidsongeschiktheid moet het arbeidspotentieel verplicht worden ingeschat
- Voor organisaties met 20 of meer werknemers wordt re-integratie bij vastgesteld arbeidspotentieel verplicht
- Niet-naleving kan leiden tot financiële sancties voor werkgever en medewerker
Het effect van die wijzigingen is groot, maar de vertaling naar de praktijk hoeft dat niet te zijn. Hoe organiseer je de wijzigingen werkbaar vanuit HR? Mondeaan Aanje Kints geeft je 7 tips waarmee je vanaf morgen je verzuimbeleid al kan aanpakken.
1) Stop met wachten tot “langdurig” ziek om contact op te nemen
De klassieke reflex, pas actie ondernemen na enkele maanden afwezigheid, werkt niet. De nieuwe regelgeving stimuleert vroegtijdige opvolging, met aandacht voor wat nog mogelijk is. Denk al aan re-integratie vanaf het begin van afwezigheid, niet pas bij langdurig verzuim.
Neem daarom binnen de eerste week al persoonlijk contact op met de afwezige medewerker. Niet om te controleren, wel om de verbinding met het werk te bewaren en drempels richting terugkeer te verkleinen: “Hoe gaat het met je? Wat lukt er nog wel? Wat heb je nodig om terug te keren?”
2) Maak contact menselijk en gestructureerd
Vroeg contact werkt alleen als het niet toevallig gebeurt. “We bellen wel eens” volstaat niet: het moet voor iedereen duidelijk zijn wie contacteert, wanneer en met welk doel. Leg vast wat je minimaal verwacht (eerste contactmoment, ritme, toon en doel), zodat leidinggevenden niet hoeven te improviseren. Veranker die afspraken ook in je arbeidsreglement, zodat iedereen hetzelfde kader hanteert.
3) Leg interne opvolging en timing vast
Contact en goede intenties hebben het meeste kans op succes als iemand intern het proces bewaakt. Maak daarom expliciet hoe jullie opvolging er zal uitzien: wie is eigenaar van het dossier, wie houdt het contact, wie registreert, wie schakelt de arbeidsarts in en wie stuurt aan op eventuele werkhervatting? Met een stappenplan en een duidelijke rolverdeling voorkom je dat dossiers blijven hangen en maak je de verwachtingen naar leidinggevenden toe helder en werkbaar.
4) Zorg dat leidinggevenden en medewerkers weten wat ze wel (en niet) mogen doen
Veel fouten ontstaan niet uit onwil, maar uit onzekerheid: Mag ik bellen? Wat mag ik vragen? Wanneer is het te vroeg? Geef leidinggevenden duidelijke kaders en taal om correct en mensgericht met verzuim om te gaan. Maak ook richting medewerkers duidelijk wat je van hen verwacht, zodat ziektegesprekken niet vastlopen op misverstanden of uiteenlopende interpretaties.
5) Zet in op arbeidspotentieel, niet op beperkingen
De wetgeving spreekt bewust niet meer over “wat iemand niet meer kan”, maar over arbeidspotentieel: wat is vandaag al haalbaar voor de medewerker? Het is een andere manier van kijken: minder vertrekken vanuit beperkingen, meer zoeken naar mogelijkheden. Denk daarbij breder dan de huidige functie. Re-integratie betekent niet automatisch terugkeren naar dezelfde job. Ook ander of aangepast werk, eventueel tijdelijk, hoort erbij, zelfs buiten de eigen organisatie. Om dit te ondersteunen kan je een intern overzicht opmaken van mogelijke alternatieven en aangepaste taken.
6) Werk nauwer samen met de arbeidsarts
De rol van de preventieadviseur-arbeidsarts wordt groter en centraler. Ook werkgevers kunnen nu zelf vroeger een gesprek aanvragen. Zie de arbeidsarts daarbij niet als controleorgaan, maar als een strategische partner in je verzuimbeleid.
Na acht weken ziekte beoordeelt de arbeidsarts het arbeidspotentieel. Dat moment vormt vaak een kantelpunt: het opent de deur naar (gedeeltelijke) werkhervatting en naar concrete afspraken. Zorg dat je tegen dan klaar bent om snel te schakelen met een duidelijk stappenplan en rolverdeling.
7) Maak van verzuim een beleidsdossier, geen ad-hoc reactie
De nieuwe regels maken duidelijk: verzuim en werkhervatting horen thuis in een actief, doordacht HR-beleid, niet in losse dossiers. Koppel verzuim aan welzijn, werkorganisatie en leiderschap en niet enkel aan een administratief HR-proces in losse dossiers.
Zorg bovendien dat je beleid “technisch” klopt waar het in de praktijk vaak misloopt: afspraken rond contact, re-integratie, en de basisregels veranker je in het arbeidsreglement. Als die fundamenten goed zitten, win je snelheid zonder druk te zetten.
Hoe ga je ermee aan de slag?
De nieuwe wetgeving wil vermijden dat mensen onbedoeld te lang uit het werk verdwijnen. Dat lukt alleen als HR, leidinggevenden en medische partners vroeg en zorgvuldig samenwerken.
Begin met een snelle check: staan de verplichte afspraken rond contact, opvolging en re-integratie correct in je aanwezigheidsbeleid en arbeidsreglement? Maak het daarna vooral praktisch: één duidelijke aanpak, een heldere rolverdeling en een timing die bewaakt wordt. Zo win je snelheid zonder de menselijkheid te verliezen.
