Overijse merkte dat de werking van de omgevingsdienst begon te knellen en zocht ondersteuning om opnieuw houvast te creëren. Mondeanen Werner Van Hoof, Andy De Roover en Hanne Ruebens gingen aan de slag om de omgevingsdienst van Overijse opnieuw ademruimte te geven.
Werken aan knelpunten
Het team vergunningen in Overijse stond al een tijd onder hoge spanning. Dat lag niet alleen aan de hoeveelheid dossiers, maar ook aan een werking die weinig helder georganiseerd was. De dienst was in het verleden al meermaals gereorganiseerd en gefusioneerd. Op papier was er één omgevingsdienst, maar in de praktijk werkte men nog vaak als drie losse subdiensten. Medewerkers zaten samen in één bureau, maar gedeelde afspraken over samenwerking, werkwijzen en informatiedoorstroming waren beperkt.
Die nood aan houvast woog in Overijse extra zwaar door de context waarin de dienst werkt. Als gemeente in een uithoek van Vlaanderen zit Overijse op het kruispunt van Vlaamse, Brusselse en soms Waalse regelgeving. Vergunningsaanvragen komen via verschillende procedures binnen, wat de werking kwetsbaarder maakt wanneer afspraken niet scherp staan.
Zonder duidelijke werklijnen ontstaat al snel een situatie waarin mensen vooral proberen “alles draaiende te houden”, terwijl er weinig ruimte was om te onderzoeken en benoemen wat er fout liep. Ook al voelde iedereen wel dat verandering nodig was. De vraag aan MONDEA was dan ook helder: hoe organiseren en structureren we onze werking beter, zodat de dienst opnieuw efficiënt en toekomstgericht kan functioneren?
Starten vanuit inzicht
We begonnen met een brede bevraging. Eerst via een gesprek met de stuurgroep, daarna met individuele interviews met alle betrokkenen: medewerkers uit het team vergunningen, bestuur, managementteam en leidinggevenden. Omdat ook de ervaring van buitenaf cruciaal is, bevroegen we ook burgers en professionele aanvragers, zoals architecten.
Alle inzichten brachten we samen in een onderbouwde analyse. Daarin benoemden we de pijnpunten scherp maar respectvol, en schetsten we wat nodig was om vooruit te geraken. Voor Overijse was dit een belangrijk kantelpunt: wat ze al langer aanvoelden, kreeg eindelijk duidelijke taal en richting. De gemeente waardeerde vooral die eerlijkheid, omdat ze ruimte creëerden om gedragen keuzes te maken en opnieuw positieve beweging in de dienst te brengen.
Van analyse naar ondersteuning op de werkvloer
Met de analyse als basis stapte Overijse in een fase van stabiliseren en herorganiseren, met focus op het team vergunningen. In die periode nam Andy tijdelijk de leiding op over het team vergunningen, zodat er dagelijkse werkstructuur, prioriteiten en afstemming was.
Hanne ging aan de slag als interim-GOA en zette haar expertise in om processen te stroomlijnen, kwaliteit te borgen en de interne samenwerking te versterken. Die combinatie maakte het mogelijk om tegelijk rust te creëren in de praktijk en verbeteringen duurzaam te verankeren.
Voelbare verbeteringen en concrete impact
Hanne en Andy pakten samen met het team een reeks knelpunten heel praktisch aan. Er kwam orde in de mailbox, zodat ze de aanvragen opnieuw tijdig konden opvolgen en niet bleven liggen. Er kwamen heldere werkafspraken over dossierverdeling, opvolging en kwaliteitschecks. De achterstand ging systematisch weg en de behandelingstermijnen werden korter.
Neutrale en noodzakelijke keuzes lonen
In het traject kozen we bewust neutrale, inhoudelijk onderbouwde ingrepen. Zo kon Overijse gericht investeren waar de behoefte het grootst was, zonder nodeloos te sleutelen aan wat al goed werkte.
Het verhaal van Overijse zal niet alleen herkenbaar zijn voor veel lokale besturen, maar ook hoopgevend. Het toont dat je niet hoeft te wachten tot je dienst volledig vastloopt. Met helder inzicht, gerichte keuzes en ondersteuning op maat kan je een kwetsbare werking ombuigen naar een stevig fundament. En zo opnieuw groeien in efficiëntie, kwaliteit en vertrouwen.
