Op 17 mei 2024 bekrachtigde de Vlaamse Regering de invoering van de modulaire omgevingsvergunning, het omgevingsbesluit en de modernisering van de milieueffectenrapportage (MER). Stad Antwerpen greep dit moment aan om de interne processen en werking van de afdeling Omgeving grondig te evalueren en te optimaliseren, samen met Mondeanen Pim Van Reempts, Vanessa Dehullu en Werner Van Hoof. Ze blikken samen met Katlijn Van der Veken (directeur Omgeving) terug op een geslaagd en impactvol optimalisatietraject.
Katlijn, waarom was dit voor jullie het juiste moment om te optimaliseren?
Katlijn: “De hervormingen dwingen lokale besturen om hun procedures te vereenvoudigen, maar dat gaat veel breder dan een kleine wijziging in een stappenplan. De nieuwe regelgeving heeft invloed op hoe we dossiers behandelen, wie we wanneer betrekken, hoe we kennis delen, hoe we intern afstemmen en hoe we samenwerken met partners.
Bovendien speelt ook het digitale luik: aanpassingen aan tools en systemen lopen niet altijd gelijk met de decretale vereisten met betrekking tot omgevingsvergunningen. We wilden vermijden dat iedereen op een eiland werkt en eigen oplossingen bedenkt. We kozen voor een begeleidingstraject dat samenhang en richting brengt.”
Werner: “Dat is een herkenbare reflex bij organisaties die vooruit willen. Als regelgeving verandert, verandert de werklogica mee. Dan is het belangrijk om niet alleen te kijken naar ‘wat moeten we doen?’, maar ook naar ‘hoe organiseren we dat slim, helder en werkbaar?’. Stad Antwerpen zag die hervorming als kans om hun werking structureel te verbeteren, en dat is zeer sterk.”
Jullie kozen voor een gefaseerde aanpak. Wat was het uitgangspunt om te starten?
Werner: “We bouwden het traject op in drie logische stappen: eerst de huidige werking scherp krijgen, daarna de impact van de komende regelgeving expliciet meenemen, en pas dan oplossingsrichtingen uitwerken. Die volgorde creëert dat je keuzes maakt op basis van een gedeeld beeld, niet op basis van buikgevoel.”
Vanessa: “Belangrijk daarbij was dat we vanaf het begin het team proactief betrokken in het veranderingstraject. Je kan processen wel uittekenen, maar je komt pas vooruit als iedereen begrijpt hoe samenwerking en overdrachten kunnen veranderen door procesflows.”
Hoe brachten jullie de bestaande werking in kaart?
Vanessa: “We spraken met verschillende sleutelfiguren binnen de organisatie om het landschap te begrijpen, verzamelden input bij medewerkers om patronen te zien, en verdiepten die input in gezamenlijke sessies. Zo krijg je een betrouwbaar beeld van wat goed loopt en waar de grootste knelpunten zitten.”
Katlijn: “We kregen heel concrete input. Het ging niet over een ‘ideaal, abstract proces’, maar over onze realiteit: hoe dossiers bewegen, waar je wachtmomenten creëert, waar je afstemt en waar het net vlot gaat. De werksessies gaven ons een gedeelde kijk op de werking, zonder dat het verzandde in discussies over uitzonderingen.”
Pim: “We bleven concreet, maar verloren het geheel niet uit het oog. Dat moet je doen om sneller te zien waar afstemming echt waardevol is, en waar je vooral tijd verliest.”
Jullie deden daarna een verdiepingsslag richting nieuwe regelgeving. Wat maakte die stap zo bepalend?
Werner: “Omdat je anders riskeert dat je optimaliseert voor vandaag, terwijl de context morgen verschuift. Door de hervormingen te vertalen naar de dagelijkse en toekomstige werking, konden we scherper prioriteren: wat moet sowieso anders, waar kan je vereenvoudigen, en welke afspraken moeten explicieter?”
Katlijn: “Dat bracht focus. We konden veel sneller bepalen waar we proactief wilden bijsturen: rollen, overdrachten en afstemming, zodat we straks vlot blijven werken, ook wanneer de context verandert.”
Hoe zijn jullie met die inzichten naar actie overgegaan?
Vanessa: “We werkten concrete en oplossingsgerichte stappen uit en namen die opnieuw door met het team. We maakten de opties bespreekbaar, om werkbaar te blijven in onze ambities.”
Werner: “De output bundelden we in een eerste aanzet tot een actieplan, waarmee Antwerpen verder aan de slag gaat. Daarnaast konden we ook al richting geven aan enkele structurele elementen: hoe je het team organiseert en hoe je de procesflow rond vergunningen best benadert in het licht van de nieuwe regelgeving.”
Pim: “Het doel is eigenlijk altijd hetzelfde: duidelijkheid creëren, versnellen waar het kan, en tegelijk de kwaliteit van beslissingen en dienstverlening bewaken. Je wil dat het team straks niet alleen ‘mee is’, maar ook sterker staat.”
Katlijn, wat heeft dit traject jullie vooral opgeleverd?
Katlijn: “Houvast. We hebben nu een duidelijker kader om prioriteiten te leggen: wat pakken we eerst aan, waar zit de grootste impact, en welke stappen nemen we gefaseerd? En misschien even belangrijk: we spreken een gemeenschappelijke taal. Dat maakt het makkelijker om intern verder te werken en verandering vol te houden.”
