Het BOA-decreet komt niet “bovenop” het bestaande werk. Het herschikt het hele speelveld. Dat zorgt voor veel stress bij teamverantwoordelijken en stafmedewerkers. Hoe kom je tot heldere keuzes, een gedragen visie en een uitvoerbaar systeem voor subsidies en partnerschappen? Is jouw team er klaar voor? Toets je team aan de checklist van consultant vrije tijd Matthias Van Acker.
1) Heb je een breed projectteam BOA samengesteld?
Heb je vertegenwoordigers van vrije tijd, sport, jeugd, onderwijs, cultuur… bij elkaar gebracht? Dit is de basis om BOA “slim en samenhangend” te organiseren over je vrijetijdsdomein heen. Zorg ervoor dat hun verschillende rollen en verantwoordelijkheden van bij het begin duidelijk zijn.
2) Hebben jullie samen een omgevingsanalyse opgemaakt?
Breng je interne en externe BOA-aanbod binnen de gemeente duidelijk en overzichtelijk in kaart. Waar en wanneer is er aanbod (opvang, activiteiten…)? Voor welke leeftijden en doelgroepen? Welke partners spelen een rol? Wat hebben kinderen en ouders nodig? Op basis van deze analyse onderbouw je waar actie nodig is en waarom.
3) Weet je welke middelen vandaag de dag naar welke opvang- of activiteitenpartners gaan?
Zonder het financiële overzicht wordt BOA al snel een discussie op buikgevoel. Je botst op discussies als “zij krijgen veel, wij doen al veel”… Een transparant financieringsbeeld helpt je later ook om neutraliteit te bewaken wanneer je tegelijk regisseur en mogelijk organisator bent van de buitenschoolse activiteiten.
4) Heb je de inzichten vertaald naar een heldere BOA-visie en actieplan?
Gebruik de omgevingsanalyse en het financiële overzicht om keuzes te maken: wat willen we bereiken, voor wie, en met welke partners? Leg dit vast in een duidelijke BOA-visie en werk die uit in een actieplan.
Maak daarbij expliciet onderscheid tussen:
- Reguliere subsidie: voor structurele werking die je visie draagt.
- BOOST-subsidie: voor tijdelijke impulsen en investeringen die de overgang versnellen. Dit budget moet je inzetten vóór 31 december 2026, maar kies daar voor acties die ook na 2026 effect blijven hebben.
5) Heb je het beleid tijdig meegenomen en je actieplan voorgelegd aan het college?
Leg je actieplan tijdig voor aan het college van burgemeester en schepenen. Het is niet alleen een formaliteit, maar zorgt ook voor gedragenheid, duidelijke verwachtingen en meer rust in de uitvoering.
6) Ben je gestart met een afsprakennota van het lokaal samenwerkingsverband (LSV) en keurde het college dit goed?
Hebben jullie de werking van het lokaal samenwerkingsverband (LSV) vastgelegd in een afsprakennota die door het college is goedgekeurd? Zo maak je de regierol neutraal en uitvoerbaar.
In de nota beschrijf je minstens: doel en opdracht, samenstelling en rollen, vergader- en overlegmomenten, besluitvorming, informatie- en communicatieafspraken (naar partners, ouders en scholen) en hoe je omgaat met belangenconflicten (zeker als het bestuur zelf ook aanbod organiseert).
7) Heeft het lokaal samenwerkingsverband een werkbaar lokaal erkenningskader BOA uitgewerkt?
Heeft het lokaal samenwerkingsverband een lokaal erkenningskader BOA uitgewerkt? Zorg dat het kader haalbaar en toetsbaar is: welke minimale voorwaarden verwacht je van aanbieders (bv. veiligheid, toegankelijkheid, inclusie, communicatie met ouders, samenwerking met scholen, kwaliteit van begeleiding…)?
Gebruik het erkenningskader als startpunt: je kan kwaliteit en bijsturing nadien versterken via beleidsinstrumenten zoals subsidies, overeenkomsten en opvolging.
8) Heb je gekozen welk beleidsinstrument (bestek, subsidiereglement of samenwerkingsovereenkomst…) je zal gebruiken om subsidies te verdelen?
Heb je bepaald welk beleidsinstrument je inzet om partners te financieren en afspraken te formaliseren (bv. subsidiereglement, samenwerkingsovereenkomst of overheidsopdracht/bestek)?
Dit is waar visie en praktijk elkaar raken. Het instrument dat je kiest, bepaalt:
- hoe transparant je kan beoordelen
- hoeveel flexibiliteit je hebt
- hoe zwaar je administratie wordt
- hoe je handhaving en opvolging organiseert
Na visie, LSV en erkenningskader volgt hiermee de vertaling naar concrete afspraken met aanbieders.
9) Heb je het gekozen instrument uitgewerkt met aandacht voor regels, transparantie en controle?
Is het gekozen beleidsinstrument (reglement, overeenkomst of bestek) uitgeschreven met aandacht voor de juridische spelregels, zoals staatssteun en diensten van algemeen economisch belang (DAEB)?
Hou hier onder andere rekening met:
- Is er (waar nodig) marktverkenning gebeurd vóór je middelen aan één partner toekent?
- Vermijd je over- of dubbele subsidiëring (bv. via sportsubsidies én BOA-subsidies)?
- Is de opdracht/werking helder omschreven (doelgroep, timing, verwachtingen, kwaliteitsvoorwaarden)?
- Zijn rapportering, controle en sancties/bijsturing praktisch uitgewerkt?
10) Heb je partners erkend en zijn de instrumenten goedgekeurd zodat je effectief kan starten met uitvoering en toekenning?
Zijn de BOA-partners erkend op basis van het lokale erkenningskader, en zijn de beleidsinstrumenten goedgekeurd door de gemeenteraad zodat jullie effectief kunnen starten met de uitvoering en subsidieverdeling?
Dit is het moment waarop BOA “van papier naar praktijk” gaat, en waar veel teams pas voelen of rollen, procedures en capaciteit realistisch zijn.
