In het voorjaar van 2024 ging MONDEA in verschillende workshops met HR-verantwoordelijken aan de slag met het aanwezigheidsbeleid. Een goed contact behouden met afwezige medewerkers is immers cruciaal, want je wil hun kennis en ervaring later weer nuttig kunnen inzetten. HR-expert Aanje Kints deelt graag enkele inzichten en tips.
Aanje, wat is het verschil tussen een afwezigheidsbeleid en een aanwezigheidsbeleid?
“Een afwezigheidsbeleid richt zich voornamelijk op het reageren zodra een medewerker zich ziekmeldt. Denk maar aan het protocol rond ziektemeldingen en controles. We staan vaak onvoldoende stil bij de oorzaak van de afwezigheid. Het gevolg? De verbinding tussen medewerker en de organisatie verwatert en er is vaak onvoldoende begeleiding bij de terugkeer na een langdurige afwezigheid.
Een aanwezigheidsbeleid gaat een stap verder en start nog voordat een medewerker ziek is. Het richt zich net op het voorkomen van ziekteverzuim. Een organisatie met een actief aanwezigheidsbeleid wil de verbinding tussen medewerker en organisatie warm houden tijdens de ziekteperiode. Medewerkers die na een ziekteperiode terugkeren, krijgen de nodige ondersteuning en passende re-integratiemaatregelen.”
Wie draagt bij aan een actief aanwezigheidsbeleid?
“HR speelt een belangrijke rol, maar is niet de enige partij aan zet. Een goed aanwezigheidsbeleid vraagt om samenwerking met leidinggevenden, preventieadviseurs en welzijnsdiensten. Duidelijke afspraken over de taakverdeling zorgen ervoor dat je beleid niet stilvalt maar blijft leven. Een van de belangrijkste taken van de HR-dienst is de ondersteuning van leidinggevenden. Zorg ervoor dat je hen de nodige handvatten aanbiedt om bijvoorbeeld gevoelige gesprekken te kunnen voeren.”
Zijn cijfers over ziekteverzuim belangrijk?
“Het is essentieel om een goed inzicht te hebben in je ziekteverzuimcijfers. Door te monitoren, kan je trends signaleren en hierop actief inspelen. Is er bijvoorbeeld een hoger verzuim in dienst A dan in dienst B of stijgt het verzuim systematisch in dienst C? Naast cijfers is ook het type verzuim belangrijk om te analyseren. Werken medewerkers toch door ondanks ziekte of melden ze zich juist ziek zonder symptomen? Afwezigheden classificeren helpt om gerichte acties te ondernemen.”
Hoe zorg je dan voor een succesvol aanwezigheidsbeleid?
“Werk eerst aan preventie. Zorg voor gezonde arbeidsomstandigheden en regelmatige feedbackgesprekken waarin welzijn uitvoerig aan bod komt. Ook een hogere drempel kan helpen. Duidelijke afspraken maken over ziektemelding verkleint de kans op onnodige afwezigheid. Verlaag tot slot de drempel voor terugkeer door contact te houden met afwezige werknemers en bied maatwerk bij hun terugkeer.”
In veel organisaties ligt er een laagje stof op het aanwezigheidsbeleid. Hoe voorkom je dit?
“Goede communicatie is de sleutel tot een levendig beleid. Zorg ervoor dat je aanwezigheidsbeleid makkelijk terug te vinden is op het intranet en verduidelijk eventueel met een infographic of video. Je kan ook (digitale) infosessies organiseren zodat iedereen in de organisatie betrokken blijft.”
Aan de slag
Wil je werk maken van een sterk aanwezigheidsbeleid? Aanje zet je alvast op weg.
- STAP 1: Inventariseer
Je begint waarschijnlijk niet met een leeg blad. Vaak vind je al heel wat (informele) procedures of richtlijnen over aan- en afwezigheid op de werkvloer. Blader ook eens door je onthaalbeleid of arbeidsreglement om alle bestaande info te verzamelen. - STAP 2: Bespreek en actualiseer
Na de inventarisatie is het tijd voor interne gesprekken. Actualiseer de bestaande info en bundel alle deelaspecten tot één overzichtelijk beleid. - STAP 3: Communiceer
Je aanwezigheidsbeleid is nu klaar. Tijd om al je doelgroepen in te lichten. Zorg voor heldere, hapklare communicatie en maak bv. infographics of een handige flyer voor visuele ondersteuning. Tip: betrek de communicatiedienst vroeg in het proces voor een optimaal resultaat.
