Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 verplicht alle steden en gemeenten om een participatiereglement op te stellen. Dat reglement moet duidelijk maken hoe burgerparticipatie in jouw stad of gemeente georganiseerd wordt.
Om niet alleen in regel te zijn met het decreet, maar het ook meteen bruikbaar te maken, helpen wij je graag bij het opstellen.
Wat is een participatiereglement?
De Vlaamse Overheid geeft aan de lokale besturen de opdracht om inwoners zo veel mogelijk bij het beleid te betrekken. Het participatiereglement moet het lokale participatiebeleid concretiseren. De Vlaamse Overheid laat daarbij heel veel vrijheid aan de manier waarop de lokale besturen dit invullen. Wel moet elk lokaal bestuur een participatiereglement opstellen. De gemeenteraad dient het goed te keuren. De opstart van een nieuwe legislatuur is een goed momentum om te starten met je participatiereglement of je vorige versie te herbekijken.
Waarom is dit een goed instrument?
Het participatiereglement biedt mogelijkheden voor een breder participatiekader in je lokaal bestuur. Het geeft je de kans om enkele basisprincipes die je wil hanteren of werkafspraken te maken.
Naast de zelfgekozen vormen van participatie heeft elk lokaal bestuur ook aan aantal verplichte participatievormen. Zo moet elk lokaal bestuur een systeem van klachtenbehandeling opzetten, aangeven hoe ze met voorstellen van burgers en verzoekschriften omgaan, wat de randvoorwaarden voor het organiseren van een volksraadpleging zijn… Ook in andere beleidsdomeinen gelden vaak verplichte vormen van participatie. De VVSG maakte hiervan een oplijsiting. Het participatiereglement biedt in die zin ook meteen een kader om je lokale afspraken daarover te borgen.
Acht tips voor een sterk participatiereglement
- Verzamel input
Een participatiereglement maak je niet alleen. Verzamel minstens input bij je collega’s en beleidsmakers over hoe zij naar participatie kijken. Ook externe stakeholders (bv. adviesraden, verenigingen…) kan je hierbij betrekken. Op die manier verhoog je de legitimiteit en betrokkenheid van je reglement.
- Definieer duidelijke doelstellingen
Omschrijf duidelijk waarom participatie belangrijk is en wat het lokaal bestuur wil bereiken met het reglement. Bijvoorbeeld het stimuleren van inspraak, verbeteren van besluitvorming, of vergroten van vertrouwen.
- Bouw flexibiliteit en mogelijkheden tot innovatie in
Sta open voor verschillende vormen van participatie, zoals digitale platforms, deliberatieve panels of burgerbegrotingen. Zorg ervoor dat het reglement niet te rigide is zodat je met nieuwe methoden aan de slag kan. Vergeet ook niet wat al goed loopt te erkennen en te behouden. Heb je enkele goed draaiende adviesraden of een sterk verenigingsleven. Vergeet hen niet (te betrekken) in dit nieuwe reglement of als belangrijke stakeholder voor je participatievormen. - Wees transparant over de besluitvorming
Beschrijf duidelijk hoe besluitvorming plaatsvindt en hoe de inbreng van burgers wordt verwerkt. Transparantie in het proces versterkt vertrouwen en motiveert participatie. Maak het participatieproces niet te complex of bureaucratisch, anders haken inwoners af of raken ze ontmoedigt om deel te nemen.
- Zorg voor een inclusief participatiereglement
Zorg ervoor dat alle groepen binnen de gemeenschap, inclusief minderheden, kwetsbare groepen en jongeren, de kans krijgen om te participeren. Denk hierbij aan speciale maatregelen voor mensen die moeilijker bereikt worden.
- Evalueer regelmatig
Bouw een evaluatiemechanisme in om het reglement periodiek te beoordelen en aan te passen aan veranderende behoeften en omstandigheden.
- Organiseer geen participatie om de participatie
Zet het niet enkel in als einddoel om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar zie het als een kans om het besluitvormingsproces en dus ook het vertrouwen in het lokaal bestuur te verbeteren.
- Stem de inhoud af op je middelen
Participatie organiseren kost tijd en middelen. Zoek een aanpak die past bij de middelen die jij ter beschikking hebt.
Goede voorbeelden
Case: Een nieuw participatiereglement voor Wingene
Tijdens de opmaak van het participatiereglement in Wingene namen we in één klap meerdere veranderingen mee: de herwaardering en vernieuwing van de adviesraden én de samensmelting van de adviesraden in de nieuwe fusiegemeente Wingene (Wingene + Ruiselede).
Het nieuwe participatiereglement voor de nieuwe fusiegemeente omvat drie onderdelen:
- De verplichte vormen van participatie
- De aanvullende vormen van participatie
- De (vernieuwde) werking van de toekomstige en gezamenlijke adviesraden.
Door dit als één geheel aan te pakken creëerden we de juiste mindset om adviesraden als één van de vele participatiemogelijkheden te zien die de nieuwe fusiegemeente heeft. Via een bevraging en tijdens een inspiratiemoment stelden we bovendien vast dat er een grote openheid was bij de leden om de dingen anders aan te pakken.
In Wingene werden alle bestaande adviesraden behouden en erkend als belangrijk advieskanaal voor de gemeente. Bij nieuwe voorstellen om een adviesraad op te richten wordt steeds de kritische vraag gesteld of dit de juiste participatievorm is. Minder en minder actieve burgers, organisaties of ondernemers zien dergelijk langdurig engagement zitten en er zijn in tegenstelling tot vroeger nu heel wat andere en geschiktere participatievormen. Dit nieuwe reglement biedt voor elke participatiecase voldoende mogelijkheden en flexibiliteit. De komende maanden volgt nog de uitdaging om deze nieuwe raden effectief op te starten, nieuwe leden te vinden en met interactieve methodieken en topics aan de slag te gaan. En te experimenteren met andere participatievormen, zowel binnen als buiten de adviesraad. Wordt ongetwijfeld vervolgd!
Ook Kortom lijstte enkele voorbeelden op. Zij maakten daarnaast ook werk van een participatiestandaard die als basis van jouw participatiereglement kan dienen.
