Feedback geven lijkt vaak op eenrichtingsverkeer: een leidinggevende die iets zegt over het functioneren van een medewerker. Maar echte feedback is veel meer dan dat. Het is een dialoog, een wisselwerking waarbij beide partijen leren en groeien. In lokale besturen, waar samenwerking en dienstverlening centraal staan, is het cruciaal om feedback te zien als een tweerichtingsverhaal. Niet alleen leidinggevenden, maar ook medewerkers, collega’s en zelfs burgers hebben waardevolle inzichten te delen.
De waarde van een dialoog
Om waardevolle feedback te geven en ontvangen, is het belangrijk om een open en eerlijke dialoog op te zetten. Dit begint met het scheppen van een omgeving waarin iedereen zich veilig voelt om zijn of haar mening te uiten. Vertrouwen en respect vormen hierbij de basis. Beide partijen moeten bereid zijn om te luisteren en constructief op elkaar te reageren. Hierbij spelen een aantal factoren een rol:
- Actief luisteren: Geef de ander de ruimte om zijn of haar verhaal te doen zonder te onderbreken. Dit toont respect en geeft je een beter inzicht in de situatie.
- Open vragen stellen: Hiermee nodig je de ander uit om meer te vertellen en toon je belangstelling. Bijvoorbeeld: “Hoe heb je deze situatie ervaren?”
- Constructieve feedback geven: Richt je niet alleen op wat er beter kan, maar benoem ook wat er goed gaat. Dit zorgt voor een gebalanceerde feedback die motiveert.
- Reflectie: Beide partijen moeten de tijd nemen om na te denken over de ontvangen feedback en hoe ze daarop willen reageren.
Verantwoordelijkheden van de betrokken partijen
In lokale besturen is feedback een aangelegenheid van iedereen. De verantwoordelijkheid voor een goede feedbackcultuur ligt niet alleen bij de leidinggevenden, maar ook bij de medewerkers, collega’s en burgers.
- Leidinggevenden hebben de verantwoordelijkheid om een veilige en open omgeving te creëren waarin feedback geven en ontvangen vanzelfsprekend is. Daarnaast moeten zij zelf ook openstaan voor feedback van hun team en daar actief op reageren.
- Medewerkers kunnen en moeten feedback geven en ontvangen. Dit betekent dat zij hun leidinggevenden kunnen wijzen op verbeterpunten, maar ook collega’s en klanten feedback kunnen geven om de dienstverlening te verbeteren.
- Collega’s kunnen elkaar ondersteunen door elkaar aan te moedigen en op een constructieve manier feedback te geven. Dit bevordert de teamdynamiek en zorgt ervoor dat iedereen zich gehoord voelt.
- De feedback van burgers is onmisbaar bij publieke organisaties. Zij ervaren de dienstverlening en kunnen waardevolle suggesties doen om processen en communicatie te verbeteren. Het is daarom belangrijk om ook burgers actief te betrekken bij het feedbackproces.
HR-dienst als spil in het feedbackproces
De HR-dienst kan verschillende mechanismen implementeren om feedback gemakkelijker en toegankelijker te maken:
- Training en ontwikkeling: HR kan leidinggevenden en medewerkers trainen in het geven en ontvangen van feedback. Dit kan door middel van workshops, trainingen en e-learning modules.
- Feedbacktools: Het invoeren van (anonieme) feedbacktools kan medewerkers helpen om open en eerlijk feedback te geven.
- Periodieke feedbacksessies: Regelmatige feedbackmomenten, zoals halfjaarlijkse of kwartaalgesprekken, kunnen helpen om feedback een vast onderdeel van de organisatiecultuur te maken.
- Onafhankelijke feedbackkanalen: HR kan een onafhankelijk feedbackkanaal opzetten waar medewerkers en burgers feedback kunnen geven die het HR-team meteen behandelt.
Elke organisatie heeft zijn unieke context en cultuur, maar bovenstaande suggesties kunnen een goede start zijn voor het creëren van een waardevolle feedbackdialoog die iedereen ten goede komt. Want uiteindelijk werkt feedback pas echt als je het samen doet.
