Feedback geven en krijgen is niet alleen een proces, maar een essentieel element om een open en constructieve cultuur binnen publieke organisaties te realiseren. Feedback is daarnaast een cruciaal onderdeel van persoonlijke en organisatorische groei. Wanneer feedback kwaliteitsvol is, kan het namelijk zowel op organisatorisch niveau als op individueel niveau positieve effecten hebben.
Een feedbackproces is vaak formeel en gestructureerd, zoals evaluatiegesprekken of tevredenheidsenquêtes. Het is een goede eerste stap, maar een echte feedbackcultuur gaat veel verder. Het maakt van feedback een vanzelfsprekend en continu onderdeel van de samenwerking binnen een organisatie. Hoe maak je die overgang binnen een lokaal bestuur?
1. Begin met bewustwording en draagvlak
Feedback geven en ontvangen is voor velen niet vanzelfsprekend. Daarom begint het bouwen van een feedbackcultuur met bewustwording en het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Laat medewerkers en leidinggevenden zien waarom feedback belangrijk is, zowel voor persoonlijke groei als voor een betere samenwerking. Organiseer workshops of infosessies waarin je de voordelen en impact van constructieve feedback belicht. Het helpt om samen een visie op feedback te ontwikkelen, zodat iedereen zich betrokken voelt bij de verandering. Gebruik voorbeelden of verhalen uit de praktijk om de kracht van feedback tastbaar te maken. Zonder een gedeeld begrip en motivatie blijft feedback een losstaande actie, in plaats van een vanzelfsprekend onderdeel van de werkomgeving.
2. Zorg dat je proces op punt staat
Een effectieve feedbackcultuur begint met een goed ingericht en transparant proces. Medewerkers moeten weten wanneer, hoe en op welke manier je feedback kan geven en ontvangen. Dit vraagt om duidelijke afspraken die aansluiten bij de rechtspositieregeling, zodat medewerkers vertrouwen hebben in de eerlijkheid en objectiviteit van het proces. Bijvoorbeeld: hoe organiseren we evaluatiegesprekken, hoe documenteren we feedback en wat zijn de stappen bij geschillen? Door feedbackprocedures helder te koppelen aan bestaande afspraken binnen de rechtspositieregeling, versterk je de consistentie en professionaliteit. Maak ook gebruik van tools die het proces ondersteunen, zoals een vast format voor gesprekken, een duidelijke periode voor formele feedbackgesprekken of een digitale feedbacktool. Een goed gestructureerd proces geeft medewerkers houvast en verlaagt de drempel om feedback te geven en te ontvangen. Pas als de basis stevig is, kan je werken aan een bredere feedbackcultuur.
3. Zet de toon bij het leiderschap
Leidinggevenden en politici spelen een cruciale rol in het vormgeven van een feedbackcultuur. Als zij zelf openstaan voor feedback en actief het goede voorbeeld geven, volgen medewerkers sneller. Stimuleer leidinggevenden om regelmatig feedback te vragen aan hun team en daar zichtbaar iets mee te doen. Ga daarover ook in gesprek met je politieke beleidsmakers. De manier waarop zij op dat punt een voorbeeld zijn, is belangrijk.
Trainingen of coaching kunnen helpen om hen te ondersteunen in het geven en ontvangen van feedback op een constructieve manier. Een authentieke houding is daarbij essentieel: toon kwetsbaarheid en wees eerlijk over verbeterpunten. Wanneer leiders laten zien dat feedback leidt tot groei en succes, wordt dit gedrag vanzelf een norm binnen de organisatie. Het begint bij hen, maar de impact reikt verder naar alle lagen.
4. Integreer feedback in de dagelijkse werking
Een feedbackcultuur ontstaat niet in één keer, maar groeit door feedback onderdeel te maken van het dagelijkse werk. Denk aan korte reflectiemomenten na vergaderingen, waarin je bespreekt wat goed ging en wat beter kan. Stimuleer medewerkers om tijdens projectoverlegmomenten constructief feedback te geven en te ontvangen. Creëer informele manieren, zoals feedbackkaarten of complimentenpost-its, om de drempel te verlagen. Door feedback te normaliseren, wordt het een continu proces in plaats van een eenmalige actie. Bovendien zorgt dagelijkse integratie ervoor dat feedback direct leidt tot verbeteringen, zonder dat zaken blijven liggen. Het versterkt de samenwerking en maakt iedereen bewust van de meerwaarde.
Praktijkcase: Een nieuwe feedbackcultuur in Kapelle-op-den-Bos
Mondeanen Sarah Ballard en Aanje Kints begeleidden het lokaal bestuur van Kapelle-op-den-Bos bij de omslag van een formeel feedbackproces naar een meer informele feedbackcultuur. Samen met het lokaal bestuur gingen ze stap voor stap aan de slag:
1. Kick-off met het directieteam
Het traject begon met een inspirerende kick-off waarin we samen met het directieteam de contouren van de uitdaging in kaart brachten. Dit zorgde voor een gedeeld vertrekpunt en een duidelijke ambitie. ‘Groei voor alle medewerkers’ was het uitgangspunt.
2. Digitale bevraging van alle medewerkers
Om een brede basis te leggen, organiseerden we een digitale bevraging bij alle medewerkers. Deze gaf ons een helder beeld van de percepties, verwachtingen en behoeften van de medewerkers binnen de organisatie op het vlak van feedback. Uit de resultaten bleek bij de medewerkers een zeer groot draagvlak aanwezig te zijn om verdere stappen te zetten in het feedbackverhaal.
3. Interactieve workshop met de leidinggevenden
Onder de titel ‘Alles wat je aandacht geeft, groeit’ organiseerden we een interactieve workshop:
- Terugkoppeling resultaten bevraging: De leidinggevenden kregen inzicht in hoe de medewerkers hun huidige werkomgeving ervaarden.
- Kaderen van feedback: Wat is feedback en wat is het niet? De focus lag op hoe feedback kan bijdragen aan groei.
- Waardenoefening: Samen bepaalden we de richting waarin de organisatie wil groeien, gebaseerd op gedeelde waarden.
- Ontwerp van het feedbackbeleid: In een interactieve sessie werkten we samen aan de inhoud en vorm van een toekomstgericht feedbackbeleid.
4. Uitschrijven en verfijnen van het feedbackbeleid
De volgende uitdaging was het vertalen van de principes en uitgangspunten van de medewerkers en leidinggevenden naar een kader binnen de rechtspositieregeling.
Enkele van de principes die een plaats kregen in de RPR:
- Het belang van een onthaalbeleid waarbij je periodiek stilstaat bij de inwerking van nieuwe medewerkers bij het bestuur.
- Het officialiseren van de vraag van medewerkers om jaarlijks een officieel feedbackmoment te voorzien.
- Het voorzien van een verbetertraject om aandachtspunten om te zetten naar competenties en kwaliteiten.
- Duidelijke afspraken met betrekking tot de timing. Wanneer start een verbetertraject, hoe en wanneer ga je over naar het gewone groeitraject?
- Duidelijke afspraken met betrekking tot de rollen en verantwoordelijkheden van al de betrokken in het proces, ook de medewerker zelf.
5. Finale oplevering: beleid met tools
Na de laatste aanpassingen zorgden we voor de finalisering in heel wat praktische tools. Dit omvatte draaiboeken, handleidingen en praktische sjablonen, zodat leidinggevenden direct aan de slag kunnen. Het doel: een constructieve aanpak vanaf dag één, gericht op groei en samenwerking. Dankzij de betrokkenheid van alle lagen binnen de organisatie is lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos nu uitgerust met een sterk fundament om verder te bouwen aan een cultuur van constructieve feedback en continue groei.
