Wat als je communicatieverantwoordelijke onverwacht uitvalt, en er niemand is om het over te nemen? In lokaal bestuur Gavere kwam die vraag plots erg dichtbij. Gelukkig stond Laurie De Smet klaar. Samen met Kristel Fransen (deskundige communicatie bij lokaal bestuur Gavere) blikt ze terug op een intens, leerzaam én warm traject.
Kristel, hoe voelde het om jouw dienst tijdelijk uit handen te geven?
Kristel: “Eerlijk? Spannend. Je weet: hoe goed je ook voorbereidt, na een afwezigheid ligt er altijd een berg werk te wachten. Gelukkig wist ik dat er iemand de dagdagelijkse zaken ging opvolgen. Maar toch voelt het echt als loslaten en hopen dat het goed zou gaan.”
Laurie, hoe blik jij terug op die eerste dagen?
Laurie: “Het was overweldigend. Ik was nog maar net gestart bij MONDEA en dit was mijn allereerste opdracht. Alles was nieuw: de organisatie, de mensen, de systemen… Kristel was al even afwezig, dus de communicatiekanalen lagen stil. Ik kon er wel meteen invliegen: nieuwsberichten publiceren, de sociale media en infoschermen bijwerken, de opmaak van het infoblad opstarten… Gelukkig kreeg ik achter de schermen hulp van collega Delphine Van Belleghem, die mij enorm heeft ondersteund en klaarstond wanneer ik vragen had.”
Hoe ging je te werk?
Laurie: “Eerst en vooral moest ik de achterstand wegwerken en de continuïteit in de communicatie bewaken. Daarnaast had ik ruimte om te kijken naar de manier waarop de dienst werkte. Als buitenstaander merkte ik welke documentatie nog ontbrak. Ik heb processen uitgeschreven en handleidingen gemaakt, zodat de kennis niet enkel in één hoofd zit.”
Kristel: “Laurie nam niet alleen de klassieke taken op, maar dook ook in de grafische opmaak. Dat doen we bij ons helemaal in huis, terwijl dat eigenlijk niet standaard in het takenpakket van communicatieverantwoordelijke hoort. Het is onze sterkte, maar als ik afwezig ben helaas ook onze zwakte. Onze huisstijl is eigenzinnig en vraagt finesse. Dat zomaar loslaten is niet evident. Maar Laurie pakte dat voortvarend aan. Ze zal ongetwijfeld stressmomentjes gehad hebben, maar ze deed het gewoon. En dat voor haar allereerste opdracht!”
Wat hielp jou het meest om je draai te vinden, Laurie?
Laurie: “De mensen. Iedereen was zo hulpvaardig. Als ik ergens tegenaan liep, kon ik makkelijk bij collega’s terecht. En de warme babbels met Leen Van Durme gaven me echt moed. Die teamspirit maakte het verschil.”
Kristel: “Dat is zeker een troef binnen ons lokaal bestuur. Ik ben ervan overtuigd dat mijn lieve collega’s haar goed hebben opgevangen.”
Was er ruimte voor reflectie of verandering?
Laurie: “Zeker. Als externe kan je net iets meer afstand nemen van bepaalde werkwijzen en processen. Ik stelde dingen in vraag, deelde suggesties en kreeg ook het vertrouwen om ermee aan de slag te gaan.”
Kristel: “Dat was voor mij misschien wel de grootste winst. Als eenpersoonsdienst heb je vaak alleen maar tijd om uit te voeren en minder om stil te staan bij de manier van werken. Sinds mijn afwezigheid en Lauries overname hebben we vernieuwde processen en handleidingen, hebben we de nieuwsbrief aantrekkelijker gemaakt en zit onze interne oefening rond antennewerking in een stroomversnelling. Het is zoals Churchill zei: Never waste a good crisis. Dat hebben we écht niet gedaan.”
Wat kon nog beter, als je er achteraf op terugkijkt?
Laurie: “Het voelde niet altijd even gemakkelijk om mijn mening te delen, zeker als beginner. Uiteraard bedoel je het goed, maar je moet toch voorzichtig zijn wanneer je iets in vraag stelt. Plus: ik moet leren om vaker nee te durven zeggen.”
Kristel: “Inderdaad! Typisch voor communicatie is dat iedereen denkt een goed idee hebben en er goed in zijn (tot het verkeerd loopt). Je kan ook niet zomaar iedereen zijn of haar zin geven. Je moet soms de advocaat van de duivel zijn, zoals ik het graag zeg: ‘madame non’. Daar zal Laurie zeker nog in groeien, ‘met tijd en boterhammen’.”
Wat was het mooiste aan jullie samenwerking?
Laurie: “Onze gezamenlijke week op kantoor, aan het einde van de opdracht. Die week van overdracht was de kers op de taart. Ik vond het jammer dat we elkaar pas zo laat zagen. Maar het was genoeg om te voelen: hier zit het goed.”
Kristel: “Die week voelde inderdaad veel te kort. We hadden meteen een klik en verstonden elkaar goed. En dat ze hier altijd opnieuw welkom is, dat weet ze maar al te goed!”
