Eind 2023 stond lokaal bestuur Hoogstraten voor een dubbele uitdaging. Een van de coördinatoren binnen de cluster ruimte verliet de organisatie, net op het moment dat de stad een nieuw organogram voor de cluster invoerde. Er was dus niet alleen nood aan een tijdelijke opvolger, maar ook aan goede begeleiding bij de overgang naar de nieuwe structuur. Een boeiende eerste opdracht voor Mondeaan Lotte Poncelet. Samen met Daan Aerts, manager Ruimte in Hoogstraten, blikt ze terug op het traject.
Focus op strategie en structuur
Als interim-coördinator Openbaar Domein focuste Lotte op twee pijlers: de strategische visie versterken en operationele processen stroomlijnen.
Lotte: “We hebben onder andere gewerkt aan duidelijke overlegstructuren, legden meer nadruk op de competentiematrix in functiebeschrijvingen en aanwervingen, startten met jaarplanningen en optimaliseerden verschillende werkprocessen. Al deze kleinere deelprojecten brachten noodzakelijke helderheid in rollen en verantwoordelijkheden binnen het team.
Tijdens haar traject werkte Lotte daarnaast in verschillende workshops aan een duidelijke strategie en visie voor de dienst. “Het ging dus om meer dan losse acties”, benadrukt Daan. “Het hele jaar werkten we vanuit een overkoepelende strategie, die we dan stap voor stap via kleinere initiatieven implementeerden.”
Snelheid en draagvlak: een stevige uitdaging
Als interim-manager werk je niet alleen voor, maar ook met een lokaal bestuur. Een van de grootste uitdagingen bij interim-management is een goede balans vinden tussen de snelheid van een externe consultant en het tempo van de organisatie. Dat bleek ook in Hoogstraten. “Lotte bracht veel energie en expertise mee,” zegt Daan, “maar als organisatie konden we niet altijd volgen. Ik moest dus af en toe wat op de rem staan en de focus bijstellen.”
Ook Lotte voelde dit zo aan: “In de tweede helft van het traject liep dit beter. We maakten duidelijke afspraken over wat haalbaar was, welke opdrachten dan maar moesten schuiven naar later en wat we konden overlaten aan mijn opvolger.”
Een andere uitdaging voor Lotte was vertrouwen winnen binnen het team. “In het begin voelde ik wat argwaan, verduidelijkt Lotte, “maar dat is ook heel begrijpelijk. Medewerkers zijn vaak bang dat na afloop van de tijdelijke invulling alles weer maar eens verandert wanneer de opvolger start. Daarom probeer ik steeds te laten zien dat ik met mijn aanpak stevige fundamenten wil leggen die de basis vormen van het DNA van het team. Wanneer de vaste coördinator dan in dienst komt, kan die op dezelfde lijn verder bouwen.”
Interim-management als reset en herkalibratie
Lotte vervulde een jaar lang de rol van interim-coördinator Openbaar Domein. Zowel Lotte als Daan omschrijven het project na afloop als een ‘reset’ en ‘herkalibratie’. Lotte: “Als externe interim-manager kan je vaak makkelijker oude patronen doorbreken en de neuzen van he team naar de toekomst draaien.”
Daan vult aan: “Een interim-traject dwingt je om kritisch naar je eigen werking en die van het team te kijken. Waar staan we nu, wat kan beter en waar willen we naartoe? Ik heb nu een duidelijk beeld van welke aspecten aandacht nodig hebben en hoe we verder kunnen bouwen. Interim-management kan dus een ‘groot onderhoud’ zijn dat elke organisatie af en toe nodig heeft om klaar te zijn voor de toekomst. En niet alleen de organisatie heeft baat bij een externe blik. Ik ben zelf ook gegroeid door mijn samenwerking met Lotte en de expertise en kritische blik die zij meebrengt.”
Één jaar Mondeaan
Met het afronden van het project in Hoogstraten, sloot Lotte ook haar eerste jaar als Mondeaan af Tijd voor een terug- en vooruitblik.
Lotte, wat motiveerde je om de overstap te maken van ambtenaar naar consultant?
“Ik werk heel graag voor lokale besturen. Het zijn boeiende en leerrijke omgevingen omdat alle besturen dezelfde doelen en opdrachten hebben, maar die toch telkens op een andere manier aanpakken. Ik werkte doorheen mijn carrière al voor verschillende lokale besturen, maar ik wilde mijn blik nog meer verruimen. Bij MONDEA kreeg ik die kans.”
Hoe kijk je terug op je eerste jaar bij MONDEA?
“Het was een jaar van hard werken, maar barstend van positieve energie. Ik haal echt voldoening uit mijn job. Bij MONDEA krijg je het vertrouwen en de flexibiliteit om projecten op je eigen manier aan te pakken. Daarnaast voel ik ook veel waardering van de lokale besturen waarmee ik samenwerk.”
Wat zijn je professionele doelen voor de komende jaren?
“Ik combineer mijn rol als interim-manager ook met interne opdrachten voor MONDEA zelf. Ik werk bijvoorbeeld aan kaders en tools die mijn collega’s kunnen gebruiken als inspiratie voor hun eigen projecten. Zo kan ik mijn expertise ook wat meer theoretisch inzetten, terwijl ik bij een klant vaak heel operationeel werk. De combinatie van die rollen zet ik graag verder.
Daarnaast is elke uitdaging de overweging waard. Ik ben nu vooral actief binnen het thema Technische diensten, maar ik wil me ook verdiepen in onze andere thema’s binnen MONDEA. Die open blik en blijven groeien zijn voor mij essentieel. Ik kijk er al naar uit om mijn werkwereld nog verder uit te breiden.”