“You never get a second chance to make a first impression.” Ook bij lokale besturen klopt dit volledig. In een krappe arbeidsmarkt is een sterk onthaalbeleid geen luxe, maar een must. Een warm en doordacht onthaal zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, sneller hun draai vinden én langer blijven. Mondeaan en consultant HR Wendy Miatton deelt 7 tips voor een succesvol onthaalbeleid.
Waarom moeten organisaties investeren in onboarding?
“Een goed onthaalbeleid gaat verder dan papierwerk en contracten. Het is de sleutel tot tevredenheid, motivatie en betrokkenheid en het vermindert verloop. Kortom: investeren in een sterk onthaalbeleid is investeren in mensen en in de continuïteit van je organisatie.”
1. Onthaal start vóór dag één
“Onboarding begint al bij de eerste kennismaking. Iets waar te weinig werkgevers bij stilstaan tijdens een sollicitatiegesprek, is dat de kandidaat niet alleen solliciteert, maar jij, als werkgever, ook… Warme en duidelijke communicatie schept vertrouwen en legt de basis voor een duurzame samenwerking.
Bovendien is een goede voorbereiding cruciaal. Van contracten tot kleding tot badges & IT-toegang. Zo kunnen nieuwe medewerkers met een gerust hart aan hun nieuwe job beginnen.”
2. Betrek de hele organisatie
“Organisaties schuiven onthaal vaak af als een exclusieve HR-taak. Maar niets is minder waar. Iedereen speelt mee. Van de onthaalmedewerker die de kandidaat naar de juiste werkplek brengt, de recruiter tijdens het selectieproces, de leidinggevende, tot de toekomstige collega’s bij de eerste begroeting. Je hebt tenslotte maar één kans op een eerste kennismaking.”
3. Geen one-size-fits-all
“Onboarding moet je afstemmen op de medewerker die je voor je hebt. Een schoolverlater heeft andere noden dan iemand met al vele jaren ervaring. Denk vooraf na: kent de nieuwe medewerker de organisatie of (een deel van) de functie al? Heeft die ervaring met de gebruikte software? Stem je onboarding af op het profiel en de context.
4. Praktische toepassingen die werken
“Er zijn heel wat laagdrempelige, praktische toepassingen die maken dat de nieuwe medewerker zich veilig en welkom voelt. Zo krijgt de medewerker dankzij een buddy-systeem met een ervaren collega een vast aanspreekpunt bij twijfels en vragen.
Je kan zo’n overlegmomenten ook formaliseren. Laat je medewerker niet los vanaf dag 1. Plan regelmatig check-in vergaderingen in, bijvoorbeeld na week 1, daarna na maand 1, enzovoort. Zo blijft de medewerker niet met vragen of onduidelijkheden zitten, en kan je als werkgever regelmatig feedback geven.
Zijn er meerdere medewerkers die starten in dezelfde periode? Ga dan voor een combinatie van collectieve en individuele onboarding. Wissel persoonlijke begeleiding af met groepssessies, waarbij medewerkers uitleg krijgen over organisatiebrede aspecten van de job. Dat schept ineens ook een band tussen de nieuwe medewerkers.
Zo’n begeleiding en overlegmomenten hoeven helemaal niet saai of passief te zijn. Maak er iets interactief van. Organiseer bijvoorbeeld een fietstocht langs de gemeentelijke gebouwen, in plaats van een klassieke PowerPointpresentatie te tonen boordevol foto’s.”
5. Technologie als versterker
Digitale tools maken onboarding efficiënt en aantrekkelijk:
- Welkomstvideo van het team, de algemeen directeur…
- Onboarding-apps zoals Appical of Talmundo
- Virtuele rondleiding in 360°
- WhatsApp- of Slackgroep vóór de eerste werkdag
- Microlearning en webinars via smartphone
6. Kleine gebaren, groot effect
“Onthaal hoeft niet complex of duur te zijn. Vaak maken kleine, laagdrempelige initiatieven het verschil. Begin met een welkomstkaartje, organiseer een lunch met het hele team, bel de nieuwe medewerker al eens op voorhand op… Die kleine gebaren nemen de eventuele stress bij de nieuwe medewerker al wat weg en zorgen voor goesting in die eerste werkdag.”
7. Vergeet interne mobiliteit niet
“Ook medewerkers die intern van functie wisselen, verdienen een degelijk onthaal. Ze zijn misschien al vertrouwd met de organisatie, maar nog niet met de aspecten van hun nieuwe rol. Ga er dus niet zomaar vanuit dat ze hun weg wel zullen vinden.
Laat hen kennismaken met het nieuwe team, de leidinggevende en de teamcultuur. Bied waar nodig training in nieuwe tools of processen en wijs een mentor toe binnen het team als steunpunt.
Regel de IT-toegangen tot nieuwe programma’s (maar ook nieuwe telefoonnummers, e-mail…) en breng de organisatie op de hoogte van de functiewissel.”
Start vandaag
Een sterk onthaalbeleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Technologie helpt, maar de grootste impact zit vaak in kleine, persoonlijke gebaren. Het belangrijkste doel is dat (nieuwe) medewerkers zich vanaf dag één betrokken en ondersteund voelen in het team en de organisatie.
