De Vlaamse overheid zet met de modulaire vergunningsprocedure een belangrijke stap naar meer flexibiliteit in vergunningverlening. Voor omgevingsdiensten brengt die hervorming kansen met zich mee, maar ook nieuwe uitdagingen. Hoewel de aandacht vaak uitgaat naar de juridische wijzigingen, zit de grootste verandering ergens anders. De modulaire vergunning vraagt een andere manier van werken, samenwerken en organiseren.
Wat dat betekent voor jouw dienst? Mondeanen Peggy de Wit en Werner Van Hoof gidsen je er doorheen.
Van vaste procedures naar een traject op maat
Met het decreet van 17 mei 2024 legde Vlaanderen de basis voor de modulaire omgevingsvergunningsprocedure. Die regelgeving wordt momenteel verder verfijnd via een principieel goedgekeurd wijzigingsdecreet van 29 mei 2026, maar de richting blijft dezelfde: meer flexibiliteit en maatwerk in vergunningverlening. Zo verdwijnt het onderscheid tussen de gewone en vereenvoudigde procedure. In de plaats daarvan komt één basisprocedure die, afhankelijk van het dossier, wordt aangevuld met verschillende modules.
“Vandaag ligt het verloop van een dossier grotendeels vast vanaf de start”, vertelt Werner. “Met de modulaire procedure verandert dat. Tijdens de behandeling kunnen bijkomende stappen nodig zijn, bijvoorbeeld extra advisering of een openbaar onderzoek. De procedure groeit in feite mee met het dossier. Dat maakt vergunningverlening flexibeler en sluit beter aan bij de realiteit van complexe projecten.”
Volgens Peggy sluit die aanpak beter aan bij de realiteit van complexe projecten: “Projecten ontwikkelen zich vaak tijdens het proces. De nieuwe aanpak biedt ruimte om daarop in te spelen zonder telkens terug naar af te moeten.”
Van dossierbehandeling naar procesregie
Die flexibiliteit heeft ook gevolgen voor de werking van omgevingsdiensten.
“Veel organisaties werken vandaag nog vanuit een vaste dossieraanpak”, zegt Peggy. “Een dossier doorloopt een aantal stappen en eindigt met een beslissing. De modulaire procedure vraagt een andere blik. Je begeleidt niet alleen een dossier, maar een traject dat onderweg kan veranderen.”
Volgens Werner wordt het daarom belangrijker om het overzicht te bewaren. “Medewerkers moeten niet alleen de inhoud beoordelen. Ze moeten ook opvolgen welke stappen nodig zijn, welke gevolgen wijzigingen hebben en wie wanneer betrokken moet worden. Dat vraagt meer afstemming en een andere manier van organiseren.”
De rol van de omgevingsambtenaar verandert
Volgens Peggy en Werner brengt deze verandering ook wijzigingen mee in het nodige profiel van de omgevingsambtenaar.
“De inhoudelijke expertise blijft uiteraard essentieel”, benadrukt Peggy. “Maar daarnaast worden vaardigheden zoals afstemming, communicatie en procesopvolging steeds belangrijker. Je moet kunnen omgaan met dossiers die niet altijd een voorspelbaar verloop kennen.”
Werner ziet daarin vooral een verschuiving naar een meer begeleidende rol: “De omgevingsambtenaar wordt nog meer een procesbegeleider. Je bewaakt het traject, brengt actoren samen, volgt wijzigingen op en zorgt ervoor dat iedereen weet waar het dossier zich bevindt. Dat vraagt niet alleen kennis van regelgeving, maar ook organisatorische vaardigheden.”
Digitalisering als hefboom
Een modulaire procedure brengt meer opvolging en meer afstemming met zich mee. Daarom speelt digitalisering een sleutelrol.
“Wanneer dossiers verschillende trajecten kunnen volgen, wordt een goed overzicht cruciaal”, zegt Peggy. “Je moet op elk moment kunnen zien welke stappen zijn gezet en welke nog volgen.”
Ook transparantie wordt belangrijker volgens Werner: “Niet alleen medewerkers, maar ook adviesinstanties en aanvragers moeten weten waar een dossier zich bevindt. Zonder goede digitale ondersteuning wordt dat bijzonder moeilijk.”
Hoe bereid je je vandaag al voor?
Hoewel nog niet alle uitvoeringsbesluiten zijn uitgewerkt, kunnen omgevingsdiensten vandaag al stappen zetten.
“Begin met je eigen processen kritisch te bekijken”, zegt Werner. “Waar zitten vandaag vaste stappen die in de toekomst meer flexibiliteit zullen vragen? Welke overlegmomenten heb je nodig om dossiers beter op te volgen?”
Daarnaast loont het om de samenwerking tussen verschillende disciplines verder te versterken. Diensten die vandaag investeren in een goede afstemming tussen ruimtelijke ordening, milieu en mobiliteit leggen een stevige basis voor de toekomst.
De grootste uitdaging is organisatorisch
“De grootste valkuil is denken dat dit enkel een nieuwe procedure is”, besluit Peggy. “Wie dezelfde organisatie behoudt en daar een nieuwe werkwijze bovenop legt, creëert vooral extra complexiteit.”
“De echte uitdaging zit niet in het decreet, maar is organisatorisch. Het gaat over procesregie, samenwerking, digitale ondersteuning en een andere manier van kijken naar vergunningverlening. Organisaties die daar vandaag al werk van maken, zullen morgen het meeste voordeel halen uit de modulaire procedure.”
