Hoito (vroeger Begeleid Wonen Tienen) kiest bewust voor een eigen koers in een zorglandschap dat steeds meer richting schaalvergroting duwt. Tegelijk groeide de organisatie de voorbije jaren sterk, met meer medewerkers, meer regio’s en meer complexiteit. Samen met Mondeaan Hanne Van den abbeele ging Hoito daarom op zoek naar een organisatiemodel dat kwaliteit bewaakt, werkbaar blijft voor teams en tegelijk toekomstbestendig is. We spreken met Mondeaan Hanne, Ann (directeur), Sabine en Annelies (teamcoördinatoren) en Sarah (beleidsmedewerker).
Over Hoito
Hoito ondersteunt mensen met een (vermoeden van) beperking aan huis op verschillende levensvlakken. Ze zijn een ankerpunt van de Hersenletsel Lijn en bieden mobiele ondersteuning aan mensen met een niet-aangeboren hersenletsel. Daarnaast heeft Hoito twee projecten. Met het project ‘De Huiswerkbrug’ gaan ze langs bij kansarme leerlingen uit de basisschool en het secundair onderwijs voor huiswerk- en leerbegeleiding. Daarnaast organiseren ze ook ‘De Ouderpraatgroep’, waarbij ouders samenkomen om ervaringen uit te wisselen rond de opvoeding van hun kinderen.
“We willen onze eigen koers behouden, zonder noodzakelijk fusietraject.”
Ann (directeur): “We zijn de afgelopen jaren geëvolueerd van een kleine organisatie naar een grotere organisatie met 41 medewerkers. We willen onze eigen koers behouden, zonder een noodzakelijk fusietraject. Maar dan moeten we wel zorgen dat we structureel sterk genoeg staan.”
Hanne: “Dat vond ik van in het begin een hele mooie motivatie. Bij Hoito weten ze wat ze willen: ze maken hun eigen keuzes, staan ergens voor en geloven daar sterk in.”
Die overtuiging vroeg om een structuur die meegroeit, niet alleen op papier, maar ook in de dagelijkse realiteit van teams en cliënten.
“We beseften: er moet iets gebeuren”
Ann: “We zijn met dit traject gestart omdat de teams te groot waren. Teamcoördinatoren Sabine en Annelies zaten met veel begeleiders in één team en hadden onvoldoende tijd om nog te coachen en tegelijk andere zaken op te nemen.
Bovendien ga ik binnenkort op pensioen en moeten we sommige taken herverdelen. Dus beseften we: er moet iets gebeuren aan het organisatiemodel.”
“Een externe helpt objectief kijken en dynamieken vertalen.”
Hoito koos bewust voor externe begeleiding om de organisatiestructuur te herdenken.
Ann: “Een externe kijkt vanuit een ander perspectief en ‘confronteert’ ons met dynamieken die voor ons gewoonte zijn geworden. We wilden ook een match hebben met onze organisatie. Toen we hoorden dat Hanne ervaring had met zorgorganisaties en het werkveld, was dat een grote geruststelling.”
Geen kant en klaar plan, wel de juiste vragen
De eerste stap in het traject was luisteren en scherpstellen.
Sabine (teamcoördinator): “Helemaal in het begin hebben we allemaal een individueel gesprek gehad met Hanne. Zo konden we onze eerste bedenkingen en ideeën meegeven.”
Sarah (beleidsmedewerker): “Dan maakten we samen met Hanne een analyse van de bestaande situatie: wat liep goed, wat liep minder, en waar wilden we verandering?”
Annelies (teamcoördinator): “Het is niet Hanne die met een kant-en-klaar iets is afgekomen. Ze heeft ons uitgedaagd om na te denken, aan de hand van situaties die een beetje extreem gesteld waren. Dat ging echt alle kanten op, maar dat bracht ons tot heldere argumenten om de nodige keuzes te maken.”
Van twee naar drie teams: een echte puzzel
Hanne: “Uit de eerste gesprekken en de analyse kregen we een duidelijk scenario. Hoito moest van twee naar drie begeleidingsteams evolueren, en rollen zoals de planners, intakers en werkgroepen moesten een duidelijke plaats krijgen in het geheel.
Bovendien moesten de mensen van het voormalig ‘secretariaat’ ook een volwaardige plek krijgen in het geheel. Zij zijn nu ‘de mogelijkmakers’. Want zonder hen zou het werk van de begeleiders niet mogelijk zijn. Door deze nieuwe benamingen kregen teams een nieuwe plek in de structuur, mooi geïntegreerd in het geheel.”
Ann: “Om naar het nieuwe model te evolueren, moesten we wel een moeilijke puzzel leggen. Wie plaats je in welk team? Welke gevoeligheden kunnen daar spelen? We werkten met verschillende parameters: arbeidsduur, competenties, talenten en intermenselijke relaties. Maar buiten die parameters hebben we ook gewerkt op signalen van medewerkers en bijgestuurd op basis van hun feedback.”
Terugkoppelen en draagvlak bouwen
Ann: “Bij elke stap in het proces was er een klankbordgroep met een mix van medewerkers zodat we de keuzes konden aftoetsen. Door het duidelijke tijdspad en terugkoppeling was het traject gedragen door de medewerkers.”
Hanne: “Die terugkoppeling is heel belangrijk. Mensen zitten op verschillende snelheden. Sommigen willen snel duidelijkheid, anderen hebben een gematigder tempo nodig. Dat hoort bij zo’n verandering. Maar terugkoppeling en communicatie zijn daarbij de sleutel voor een gedragen traject.”
Implementeren en bijsturen
Vandaag opereert Hoito binnen de nieuwe structuur met drie teams.
Annelies: “We zijn ermee gestart, maar het is nog zoeken.”
Sarah: “Sommige zaken blijven we doen zoals vroeger, maar er zijn ook grote mentaliteitsveranderingen, zoals projectmatig werken en innovatie. Daarin gaan we nog meer oefenen. We hebben ook nog werk aan onze communicatielijnen: kennis toegankelijk maken en goed delen.”
Hanne: “Het is een evolutie. Je maakt een plan, je test, je stuurt bij en je gaat weer verder. Wanneer je durft bij te sturen, komt dat je proces alleen maar ten goede.”
Ann: De implementatie van de structuur is nog een apart proces waar we met het hele team onze schouders moeten onder zetten. We hebben samen met Hanne het kader uitgewerkt, nu moeten we ermee aan de slag. Gelukkig kunnen we steeds beroep doen op Hannes expertise en ondersteuning. Ze kent onze organisatie en weet waar we op welke manier naartoe willen. Hanne was steeds nabij in ons veranderingsproces, gaf ons stof tot nadenken, zette ons in actie, stond open voor vragen en advies… We zijn er nog niet, maar we weten dat we terechtkunnen bij Hanne als het nodig is.
