Een meerjarenplan opstellen? Ook interim-medewerkers kunnen hun schouders onder het proces zetten. We gingen in gesprek met Mondeanen Lies Op de Beeck en Dorien Pauwels, die als interim-stafmedewerkers bij lokale besturen Olen en Bornem nauw betrokken zijn bij de opmaak van het meerjarenplan.
Wat was jullie opdracht bij de start?
Dorien: “Ik startte vlak na de verkiezingen in oktober als interim-deskundige organisatiebeheersing in Bornem. De focus lag toen op de opstart van de nieuwe legislatuur. Pas begin dit jaar kwam het meerjarenplan erbij. Intussen is de oorspronkelijke functie ingevuld door een nieuwe clustermanager, maar die had nog weinig ervaring bij een lokaal bestuur. Daarom mocht ik het meerjarenplan blijven begeleiden zodat de nieuwe manager de tijd kon nemen om zich in te werken.”
Lies: “Ik vervang een afwezige medewerker in Olen. In mijn functie zitten alle taken rond rapportering, voorbereiding van de niet-technische zaken voor de verhuis naar een nieuw administratief centrum en de opmaak van het meerjarenplan. Ik ben maar 2,5 dagen per week aanwezig, dus de opdrachten zijn goed afgebakend.”
Wat is het verschil met externe projectbegeleiding voor het meerjarenplan?
Lies: “Medewerkers vinden veel sneller hun weg naar jou omdat je al een vertrouwd gezicht bent. Dat maakt alles veel laagdrempeliger en je bent vlot aanspreekbaar voor de hele organisatie.”
Dorien: “In tegenstelling tot een externe projectbegeleider ben je niet alleen aanwezig tijdens werksessies. Je maakt deel uit van de dagelijkse werking en bouwt vertrouwen op bij het MAT en het college van burgemeester en schepenen. Je vangt ook signalen op vanuit de organisatie en zo kan je sneller schakelen. Een externe projectbegeleider is daarvoor afhankelijk van de input van de contactpersoon binnen de organisatie. Ik ben in deze functie niet voltijds bezig met het meerjarenplan, maar ik kan wel snel bijsturen waar nodig.”
Waarom is het waardevol om vanuit de organisatie zelf mee te werken aan het meerjarenplan?
Dorien: “Je zit kort op de bal. Als je merkt dat de voorbereiding van de diensten niet zo vlot loopt als verwacht, kan je bijvoorbeeld snel een extra infosessie inplannen. Dat is moeilijker als je extern werkt. Je weet ook veel beter wat er werkt voor de organisatie. Moeten we het strategisch houden? Of net heel concreet? Vanuit je interim-rol voel je dat makkelijker aan. Daarnaast kan je vanuit die rol ook draagvlak creëren. Je ziet snel wie interesse heeft binnen de organisatie om mee te denken en kan die mensen dan ook actief betrekken bij het proces. In een klassieke projectrol heb je daar minder zicht op.”
Wat willen jullie nog meegeven aan lokale besturen die zo’n interim-ondersteuning overwegen?
Lies: “Wij brengen veel expertise mee, omdat we op meerdere plaatsen tegelijk actief zijn en kunnen terugvallen op andere experten binnen MONDEA. Een meerjarenplan maak je maar om de zes jaar dus interne kennis ontbreekt soms. Interim-ondersteuning is daarom ideaal: je bent flexibel inzetbaar en werkt schouder-aan-schouder als tijdelijke collega.”
