Mondeaan Jan Boutsen startte bijna 3 jaar geleden als interim-diensthoofd op de technische dienst van lokaal bestuur Boom. We blikken terug op een periode van constructieve samenwerking en duurzame verbeteringen.
Als interim-diensthoofd van de technische dienst geeft Jan leiding aan een team van zo’n 100 medewerkers, inclusief facilityploegen zoals het economaat, magazijn en de poetsdienst. “De eerste veertien dagen verliepen vlot,” vertelt Jan, “maar na een paar maanden kwamen enkele aandachtspunten naar boven. Samen met het team gingen we aan de slag om structurele veranderingen door te voeren.”
Samen bouwen aan een nieuwe aanpak
Eén van de structurele veranderingen die hij wist te realiseren, is een nieuwe, gebiedsgerichte manier van werken binnen de groendienst. Ook de implementatie van TOPdesk was een grote stap vooruit. “Waar opdrachten vroeger mondeling werden doorgegeven, gebeurt dat nu digitaal. Dat maakt het duidelijker en efficiënter”, aldus Jan. Zoals bij elk veranderingstraject botst hij op enige weerstand. “Vastgeroeste werkwijzen zijn moeilijk te veranderen. Dat resulteert in een pittig traject, want het gaat wel over het werken met mensen, en dat vraagt tijd en vertrouwen.”
Communicatie als rode draad
Voor Jan staat één ding centraal: communicatie. “Uit ervaring weet ik dat veel misverstanden ontstaan door gebrekkige communicatie. ‘Nee’ is ook een antwoord, zolang je het maar goed uitlegt.” In een technische dienst, die vaak als ‘eiland’ binnen een lokaal bestuur werkt, is het volgens hem ook cruciaal om bruggen te bouwen met de rest van de organisatie.
Een efficiënte tandem
Sinds kort krijgt Jan in Boom versterking van collega-Mondeaan Erwin Vandenbrande die als interim-ploegbaas de operationele opvolging op zich neemt. “Dat is echt een meerwaarde. Dankzij Erwin kan ik me meer richten op het structurele en projectmatige werk.”
Erwin brengt stabiliteit
Sinds half januari versterkt ook Erwin de technische dienst als interim-ploegbaas Opvolging. De nood was hoog: projecten bleven liggen en de werking liep vast. Hij staat in voor de operationele opvolging via TOPdesk en coördineert openbare werven. Erwin heeft een sterke technische achtergrond, maar nog niet zo veel ervaring binnen een lokaal bestuur. Wat hem meteen opviel? Procedures duren langer en grondige afstemming is nodig. Toch wist hij snel zijn plek te vinden in de organisatie en binnen het team, dankzij open samenwerking en een goede band met de collega’s. Zijn advies voor een opvolger? “Niet te veel tegelijk willen veranderen, vertrouwen winnen, en af en toe eens meelachen met de medewerkers.”
