Effectieve interne communicatie is belangrijk voor het succes van een organisatie. Het bevordert samenwerking, verhoogt de productiviteit en creëert een positieve werkomgeving. In dit artikel delen we 10 waardevolle tips van onze Mondeanen die je kunt toepassen om jouw interne communicatie naar een hoger niveau te tillen.

Mondeanen An Vanlierde, Joris Gallens, Heidi Spiessens en Nele Moortgat begeleidden de afgelopen maanden enkele organisaties in het verbeteren van hun interne communicatie. We vroegen hen naar tips en tricks waar iedereen mee aan de slag kan.

1. Stel het DNA van de organisatie op scherp

Heeft jouw organisatie een duidelijke missie, visie en doelstellingen? Zo niet, maak er werk van om ze uit te werken. Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de missie, visie en doelstellingen van de organisatie. Draagvlak op de werkvloer voor het gedeelde DNA is belangrijk.

2. Breng je doelgroepen in kaart

Beschouw ‘DE medewerkers’ niet als één homogene doelgroep. Wie is leidinggevend en wie niet? Wie zijn de interne influencers? Wie heeft toegang tot de kanalen en wie niet?

3. Maak van interne communicatie een vast agendapunt op je overlegmomenten

Interne communicatie is geen faits-divers. Integendeel, het is belangrijk in je overlegmomenten samen even af te stemmen wie wat communiceert na het overleg. Bereid de boodschap die je wil brengen voor zodat je helder je boodschap kan brengen. Organisatiebrede informatie bereid je ook best organisatiebreed voor. Laat dat geen verhaal worden van individuele stemmen die elk hun eigen verhaal brengen.

4. Geen interne communicatie zonder strategie

De waan van de dag slorpt ons vaak op. Interne communicatie dreigt daardoor soms niet of niet goed te gebeuren.  Zoom af en toe even uit en vraag je af of je interne communicatie iedereen bereikt en op de juiste manier.

5. Zorg voor een gevarieerde kanalenmix

Niet iedereen heeft dezelfde toegang tot je kanalen. Zorg dat je weet wie toegang heeft tot welke kanalen en welke kanalen belangrijk zijn binnen bepaalde collegagroepen. Daarnaast hebben mensen verschillende communicatievoorkeuren, dus zorg ervoor dat je diverse communicatiekanalen gebruikt om alle medewerkers te bereiken. Maak gebruik van e-mails, intranet, interne nieuwsbrieven, teamvergaderingen, instant messaging-tools en sociale media platforms om informatie te delen. Kies het juiste kanaal op basis van de aard van de boodschap en het publiek dat je wilt bereiken.

6. Maak werk van visuele communicatie

Mensen verwerken visuele informatie sneller dan tekstuele informatie. Maak gebruik van visuele elementen, zoals infographics, diagrammen en video’s, om complexe informatie op een eenvoudige en boeiende manier over te brengen. Dit helpt om de boodschap beter te begrijpen en te onthouden.

7. Train je collega’s

Helder en transparant communiceren is vaak een wens van velen, maar zorgt ook vaak voor stress op het moment dat er moet gecommuniceerd worden. Leid je collega’s op zodat ze zich zekerder voelen in hun communicatievaardigheden. Bijvoorbeeld schrijf- en presentatietechnieken, luistervaardigheden en conflicthantering.

8. Hou de vinger aan de pols en stuur bij

Meet op tijd en stond jouw communicatie-acties door de cijfers te monitoren en collega’s te bevragen. Toegeven dat een actie niet gelukt is, is nog steeds beter dan geen actie te ondernemen. Maar stuur bij, toon dat je leert van je fouten en met feedback aan de slag gaat.

9. Betrek je managementteam

Interne communicatie is niet alleen een verhaal van HR of communicatie, maar ook van je managementteam, je decisionmakers en eigenlijk… van iedereen! We willen allemaal goed en correct geïnformeerd worden, zullen we er dan allemaal ook samen voor zorgen dat het gebeurt? Gedeeld eigenaarschap is hier belangrijk.

10. Walk your talk

Last but not least… Doe wat je zegt en zeg wat je doet. Evident, toch?

Verbeteren van interne communicatie bij Zorg Stekene

“Mondeaan An Vanlierde is als communicatie-expert aan de slag bij Zorg Stekene. Het verbeteren van de interne communicatie was voor haar één van de doelstellingen in haar traject: “Zorg Stekene is een welzijnsvereniging met een woonzorgcentrum, kinderdagverblijf, dagverzorgingscentrum en sociale dienstverlening. Een zeer diverse 24/24 en 7 dagen op 7 dienstverlening met een diverse groep aan medewerkers. Wanneer ik bij Zorg Stekene startte, werd het snel duidelijk dat de interne communicatie één van de prioriteiten was. Met kleine acties hebben we de afgelopen maanden heel wat positieve vibes in beweging gezet op de werkvloer: complimentendag, de campagne #WijzijnZorgStekene, de fotomuren met alle medewerkers op, een vernieuwde interne nieuwsbrief… Telkens kleine acties, maar wel vanuit een heel waarderende aanpak naar de personeelsleden. Na die kleine acties maken we nu de opstap naar meer strategie. Stap 1 is een interne bevraging onder alle collega’s om zicht te krijgen op hun tevredenheid over de interne communicatie (kanalen/inhoud…). Tijdens de zomermaanden doen we een aantal diepte-interviews om een nog beter en diepgaander beeld te krijgen van de noden en verwachtingen. Met die input gaan we verder aan de slag na de zomer. “

Mondeanen Nele Moortgat en Heidi Spiessens gingen aan de slag bij lokaal bestuur Wezembeek – Oppem.

Communicatieverantwoordelijke Melanie Mahaux blikt terug op het traject: “De interne communicatie verbeteren was een actieplan van deze legislatuur. Uit een zelfevaluatie van de organisatie bleek dat er een nood was aan meer informatie-uitwisseling en communicatie tussen de verschillende diensten. Anderzijds was het noodzakelijk om de onboarding van nieuwe medewerkers beter te ondersteunen. Daarom lanceerden we, samen met Nele en Heidi van Mondea, “Wezembeek-Oppem uw toegang tot”, kortweg Wout, in juni. Dit intranet biedt een toegang tot nieuws vers van de pers, een wie-is-wie, procedures en richtlijnen, HR-informatie, handleidingen, fotoalbums, … Het logo van Wout symboliseert onder andere inclusiviteit. Het intranet is er zowel voor de administratie van de gemeente en het OCMW als voor de buitendiensten. Het merendeel van onze collega’s vonden al hun weg naar Wout! Een meetbare impact is er nog niet, maar de inzet van iedereen zal het succes mee bepalen. Wij gaan de komende maanden aan de slag met de “intranet reflex” in stand te houden.”

Effectieve communicatie en participatie

Effectieve communicatie is van cruciaal belang in al onze projecten. Bij MONDEA streven we naar volledige ondersteuning op het gebied van communicatie, van het ontwikkelen van strategieën tot het kiezen van de juiste woorden en beelden. Onze aanpak omvat zorgvuldig opgestelde strategische plannen en doelgerichte communicatie met belanghebbenden. We geloven dat het managen van stakeholders en het betrekken van alle betrokken partijen vaak de sleutel tot succes is.

Hier kom je meer te weten over ons aanbod rond communicatie en participatie.