Het patrimonium van een lokaal bestuur beheren is geen sinecure. Van kerken tot sporthallen en administratieve gebouwen: patrimoniumbeheer is een puzzel van cijfers en beleidskeuzes. Onze consultants van De Patrimoniumplanner zijn al jaren thuis in deze complexiteit. Tot nog toe waren vooral complexe Excelbestanden hun bondgenoot, maar vanaf nu zetten ze volop in op dashboards. We spraken met Mondeanen Nele Perdaens en Nick De Schepper over de kracht van deze nieuwe manier van werken.
Van handmatig werk naar één klik
“Een analyse aan de hand van onze uitgebreide Excelbestanden biedt enorm veel info, maar is ook kwetsbaar,” vertelt Nele. “Eén foutje in de invoer en je hele bestand kan om zeep zijn. Bovendien groeide de hoeveelheid data die we verzamelden zo sterk dat we die niet meer op een overzichtelijke manier konden presenteren aan onze klanten.”
De oplossing? Interactieve dashboards. Daarmee maken onze consultants data niet alleen zichtbaar, maar ook begrijpelijk en bruikbaar. “Met Excel konden we enkel statische rapporten opleveren,” legt Nick uit. “Nu lichten we met één klik precies die gebouwen uit die op dat moment relevant zijn. Denk aan een eenvoudige visualisatie met een groen-rode meter die meteen toont of een gebouw in slechte staat is of niet meer rendeert. Dat heeft véél meer impact dan een hoop cijfers.”
Tijdens workshops willen ze de dashboards gebruiken om gesprekken met het bestuur en de administratie richting te geven en om samen in te zoomen op pijnpunten. Zo zien ze bijvoorbeeld meteen welke gebouwen weinig worden gebruikt, niet conform regelgeving zijn of hoge kosten met zich meebrengen. Nick: “De keuze om een bepaald gebouw al dan niet af te stoten, is vaak emotioneel geladen. De dashboards maken de discussie en beslissingen over het patrimonium concreet en gebaseerd op feiten, in plaats van alleen emotie. We kunnen dan ook meteen tonen wat er moet gebeuren om een verlieslatend gebouw toch in je patrimonium te kunnen houden.”
Stap voor stap opbouwen
Nick ontwikkelde de dashboards samen met Mondeaan Tom Lefevere, met regelmatige feedback van het hele team van De Patrimoniumplanner. “Onze collega’s weten uit ervaring welke vragen besturen stellen en welke behoeften er zijn, dus we hebben de dashboards op die manier constant bijgestuurd,” zegt Nick. “Wat vroeger in Excel zat, gebruikten we als basis voor de dashboards.”
Een eerste praktijktest
Binnenkort starten we een nieuw patrimoniumtraject dat we als testcase gebruiken. Nele: “We werken dan nog parallel met Excel om te checken of alles klopt en om te zien waar we nog kunnen verbeteren. Ons doel is dat alle teamleden er vlot mee kunnen werken. Idealiter zouden ook besturen zelf ooit op deze dashboards kunnen verder bouwen voor hun patrimoniumbeheer, maar dat vraagt nog wat denkwerk. Voorlopig gebruiken we ze dus vooral intern om onze analyses te versterken en om tijdens workshops scherper en gerichter te kunnen werken.”
