Search
MONDEA / Nieuws / Geïntegreerde organisatiestructuur voor staf- en ondersteunende diensten in fusiegemeente Merelbeke-Melle

Geïntegreerde organisatiestructuur voor staf- en ondersteunende diensten in fusiegemeente Merelbeke-Melle

Sinds 1 januari 2025 bundelen Merelbeke en Melle hun krachten als fusiegemeente Merelbeke-Melle. Fusietrajecten zoals deze brengen complexe uitdagingen met zich mee en vragen een doordachte aanpak. Daarom schakelden ze de begeleiding van Mondeanen Matthias Vandamme en Chantale De Bondt in bij het ontwerpen van een geïntegreerde en toekomstbestendige organisatiestructuur voor de staf- en ondersteunende diensten.

Wat was jullie opdracht?

Matthias: “In september 2023 gaven Melle en Merelbeke het officiële startschot van hun fusietraject. Daarmee sloten zij het rijtje van fusietrajecten af. Zo’n half jaar later werden wij aangesteld om het organogram voor de staf- en ondersteunende diensten in de fusiegemeente uit te werken. De timing was strak: tegen juni 2024 moest het organisatieontwerp klaar zijn, zodat er nog een half jaar was om voorbereidingswerk te doen.”

Hoe zijn jullie te werk gegaan?

Chantale: “We kozen voor een gestructureerde en stapsgewijze aanpak, waarbij we nauw samenwerkten met de bestaande werkgroep HR van Merelbeke en Melle. Matthias en ik begeleidden vijf sessies met deze werkgroep. Daarnaast spraken we ook individueel met alle leidinggevenden van de betrokken diensten. Vanuit de werkgroep kwamen we tot gedragen voorstellen die we voorlegden aan beide managementteams. Daarna bespraken we dit met het fusiecollege. Men hechtte – terecht – veel belang aan een participatief traject, met een rol voor zowel de betrokken diensten, het managementteam als het bestuur.”

Welke stappen ondernamen jullie?

Matthias: “De diensten begonnen met de opmaak van een profielschets. Hierin stonden hun belangrijkste taken en kerncijfers. Ze gaven ook mee wat voor hen de bestaande fundamenten en verbeterpunten zijn. Deze profielschetsen vormden de basis voor gesprekken met de betrokken leidinggevenden.”

Chantale: “Wij wilden in onze aanpak eerst een aantal leidende principes bekomen voor het toekomstige organisatiemodel. We zoomden even uit, niet alleen op de ondersteunende diensten, maar meteen op het volledige organogram. Deze leidende principes vormden de speerpunten en krijtlijnen om vervolgens een blauwdruk voor het organogram uit te werken. We gingen in op wat de basisuitgangspunten moeten zijn, visie op leiderschap, afspraken rond minimale en maximale span-of-control… Daarover gingen we in dialoog met de werkgroep. Onze rol bestond er toen vooral in om strategische keuzes uit te lokken en hen als kritische vriend te adviseren.”

Matthias: “Na het bepalen van de macrostructuur – waarin activiteiten en processen werden toegewezen aan teams – werkten we de microstructuur uit, met een concrete indeling van functies per team. Na goedkeuring door het fusiecollege communiceerden we naar de teams en de rest van de organisatie.”

Onze rol bestond er toen vooral in om strategische keuzes uit te lokken en hen als kritische vriend te adviseren.
Chantale De Bondt
Mondeaan

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen?

Matthias: “De strakke timing gaf weinig ruimte om te reflecteren en beperkte de mogelijkheden om ook de medewerkers intensief te betrekken. Tegelijkertijd hielp die deadline ons om het momentum vast te houden. Een andere uitdaging was dat de fusiepartners ervoor kozen om het resterende organogram pas later te bespreken. Gezien de korte periode tot de fusiedatum, was dit niet haalbaar. We moesten af en toe vertrekken vanuit een aantal voorafnames, want de ondersteunende diensten staan uiteraard niet op een eiland.”

Chantale: “Een bijkomende uitdaging was het verzoenen van de “rugzakjes” van medewerkers: persoonlijke zorgen, ideeën en onzekerheden over de impact van de fusie. Dat is niet uitzonderlijk bij changetrajecten. Dan was het mijn taak om als facilitator te zorgen voor verbinding, zodat medewerkers met elkaar in gesprek durfden gaan. Zonder open dialoog riskeer je dat mensen niet meer communiceren, en dan stagneert het proces.”

Wat was volgens jullie de sleutel tot succes?

Chantale: “Goede afspraken maken van bij het begin was essentieel om een goede samenwerking te kunnen garanderen. Het creëren van een cultuur van vertrouwen en respect voor elkaars historiek en eigenheid maakte het makkelijker om zorgen, pijnpunten en gevoeligheden bespreekbaar te maken en aan te pakken.”

Matthias: “Bij beide fusiepartners was er een zeer grote betrokkenheid en bereidheid om samen oplossingen te vinden. Ondanks de bezorgdheden en moeilijke knopen die doorgehakt moesten worden, ging men hier open en constructief mee om. Die mindset en regelmatige informele afstemmingsmomenten waren nodig om tot het eindresultaat te komen.”

Wat vond Merelbeke-Melle van onze aanpak?

Chantale en Matthias zijn fijne samenwerkingspartners: deskundig, resultaatgericht, en duidelijk ervaren in de lokale sector en fusieoperaties. Ze hebben waardevolle expertise ingebracht, met name op het gebied van projectmethodiek. Hun bijdrage aan de uitwerking van het organogram, waaronder het bepalen van leidende principes, was van grote meerwaarde.
Geoffrey Verleyen
HR-verantwoordelijke Merelbeke-Melle

MONDEA meenemen als partner in jouw fusieverhaal? Neem vrijblijvend contact op met Matthias Vandamme via +32 493 51 28 43 of Matthias.vandamme@mondea.be

Deze nieuwsberichten vind je wellicht ook interessant