Omgevingsdiensten in Vlaanderen staan steeds meer onder druk. Het aantal dossiers blijft stijgen, de regelgeving wordt complexer en het blijkt niet evident om de juiste mensen te vinden. Maar hoe groot zijn de uitdagingen nu echt? En waar liggen de oplossingen? Onze experten Werner Van Hoof en Pim Van Reempts namen de resultaten van enkele omgevingsonderzoeken onder de loep.
Eigen onderzoek naar werkdruk en taakverdeling
MONDEA voerde al enkele onderzoeken uit. Dat deden we vanuit onze ruime ervaring in het ondersteunen van lokale besturen en de vaststelling dat omgevingsdiensten in Vlaanderen vaak met dezelfde problemen kampen.
- Onderzoek – Omgevingsdiensten in Vlaanderen: samenstelling en kost, MONDEA, 2022
Via een online bevraging brachten we de taken en taakverdeling binnen omgevingsdiensten in kaart. Hierbij maakten we een onderscheid tussen beleidsvorming, vergunning en handhaving.
- Onderzoek – GOA: een knelpuntberoep? UGent – Idea Consult – MONDEA i.o.v. Departement Omgeving, 2023
Dit onderzoek richtte zich op de personeelscapaciteit en werkdruk en hoe lokale besturen daar momenteel mee omgaan. We formuleerden aanbevelingen om de werklast te verminderen en de Vlaamse beleidsdoelstellingen efficiënter te implementeren.
Ook onderstaande onderzoeken en nota’s bieden een interessante kijk op de werking van een omgevingsdienst:
Algemene aanbevelingen voor efficiëntere omgevingsdiensten
Als we de onderzoeken onder de loep nemen, merken we een aantal rode draden in de aanbevelingen.
Drie aanbevelingen komen in elk onderzoek voor:
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden ingebed in organisatiecultuur
- Betere samenwerking en communicatie binnen de eigen werking
- Sterke en onafhankelijke kwaliteitscontrole
Vier aanbevelingen komen in minstens drie onderzoeken aan bod:
- Ondersteunende instrumenten ontwikkelen en/of gebruiken
- Betere samenwerking en communicatie met externen
- Investeringen in capaciteit en professionaliteit
- Monitoring, evaluatie, bijsturing en rapportering
Concrete oplossingen
Op basis van de onderzoeksrapporten formuleren we voor elke aanbeveling concrete oplossingsrichtingen waarmee omgevingsdiensten aan de slag kunnen.
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden ingebed in organisatiecultuur
- Leg de gedeelde visie op de rol en verantwoordelijkheid van de GOA en omgevingsdienst vast in een afsprakennota en deel die met andere diensten en het college.
- Optimaliseer je werkproces door concreet te bepalen welk profiel welke taken opneemt binnen je dienst. Je kan hierbij een onderscheid maken tussen inhoudelijke en administratieve taken.
Betere samenwerking en communicatie binnen de eigen werking
- Maak werk van gezamenlijke visie- of werksessies tussen het managementteam en het college. Zo groeien visies sneller naar elkaar toe en is de kans groter dat je met een gedeelde visie landt.
- Introduceer accountmanagement voor complexe dossiers. Bepaal voor elk dossier wie de verantwoordelijke medewerker is. Die persoon neemt dan ook de nodige afstemming en communicatie met het college en andere diensten voor zijn of haar rekening.
Sterke en onafhankelijke kwaliteitscontrole
- Gebruik afvinklijsten om de uitgevoerde processtappen te documenteren. Voer hierop ook (steekproefgewijs) controle uit.
- Zet apps en relevante software in. Zo gebruikt stad Peer een app om de aanplakking van de gele affiche bij openbare onderzoeken te registreren. Voor milieugerelateerde dossiers zorgen medewerkers van het lokaal bestuur voor de aanplakking. Met de app kunnen ze eenvoudig controleren of ze de affiche op de juiste locatie plaatsen.
Ondersteunende instrumenten ontwikkelen en/of gebruiken
- Een gedeelde visie en engagement over het omgevingsbeleid, zowel ambtelijk als politiek, zijn cruciaal. Zorg voor leidraden en kaders (bv. woonbeleidsplan) die de interne visie én kennis bundelen zodat je altijd met eenzelfde stem naar buiten treedt.
- Maak bij de uitvoering van processtappen gebruik van sjablonen, afvinklijsten, procesomschrijvingen met termijnen, …
Betere samenwerking en communicatie met externen
- Volledige omgevingsvergunningsaanvragen maken het werk makkelijker. Ondersteun potentiële aanvragers hierbij en bezorg hen:
- Een overzicht van alle documenten die minstens aanwezig moeten zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen (bv. specifieke plannen, afmetingen, …)
- Een lijst met documenten die het vaakst ontbreken bij een aanvraag
- Voorbeeldsjablonen voor vaak voorkomende omgevingsvergunningsaanvragen
- Gebruik op je website en andere communicatiekanalen heldere taal die gericht is op je doelpubliek.
Investeringen in capaciteit en professionaliteit
- Onderzoek welke competenties je (nog) nodig hebt om een effectieve en kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen aanbieden. Gebruik deze analyse voor de opmaak van een vormingsplan (of wervingsplan) voor de medewerkers van de omgevingsdienst. Bekijk ook of er andere manieren zijn om een gebrek aan kennis en expertise op te vangen bv. door samen te werken met andere lokale besturen uit je regio.
- De Vlaamse overheid kan indicatieve streefgetallen vooropstellen op vlak van personeelsbezetting waardoor je kan inzetten op benchmarking tussen vergelijkbare gemeenten.
Monitoring, evaluatie, bijsturing en rapportering
- Bepaal een aantal indicatoren die de efficiëntie en effectiviteit van het omgevingsvergunningenproces monitoren zodat je het proces of gevoerd beleid kan bijsturen.
- Benut de aanwezige functionaliteiten uit dossieropvolgingssystemen om de termijnen te monitoren. Zo heb je geen aparte opvolgdocumenten (bv. het klassieke Excel-overzicht) meer nodig.
